3.10. Передача дел от одного бухгалтера к другому

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «3.10. Передача дел от одного бухгалтера к другому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

• провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
• войти в курс дела;
• точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Что нужно учесть при приеме дел от уходящего главного бухгалтера

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит, в частности, из следующих этапов:

• издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
• проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
• ознакомление с внутренними документами компании;
• непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
• проверка состояния учета и отчетности;
• оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки. Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности. Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 г., то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 г., а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 г. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.

Как оформить прием-передачу дел

В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.

Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 «О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера — начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации» (далее — Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.

Каждая организация, исходя из требований Закона «О бухгалтерском учете», вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:

издание приказа о приеме-передаче дел;

инвентаризация имущества и обязательств;

инвентаризация расчетных операций;

проверка состояния учета и отчетности;

собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);

составление акта приема-передачи дел.

Возможные сложности при передаче дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при смене главбуха может быть осложнена в том случае, если специалист:

• В процессе своей деятельности проявлял халатность в отношении должностных обязанностей. При этом учет фирмы нуждается во внесении существенных изменений или восстановлении.
• Совершал серьезные нарушения. Это могут быть несвоевременные или неправильные ответы на запросы и требования ФНС.
• Скрыл возможность проведения внеплановой налоговой проверки за тот период, когда он нес ответственность.
• Не платил, платил не вовремя или не в полном объеме налоги компании. Осуществил переплату по налоговым платежам.

Общие основания увольнения главного бухгалтера

При увольнении главного бухгалтера и передаче дел особое внимание стоит уделить основаниям увольнения работника. Согласно действующему законодательству увольнение главного бухгалтера в основном не отличается от увольнения рядового сотрудника, за исключением некоторых нюансов.

Так, главный бухгалтер может уволиться по следующим общим основаниям:

• по собственному желанию, предупредив об этом работодателя за две недели (ст. 80 Трудового кодекса РФ);
• по причине истечения срока действия трудового договора, а с главным бухгалтером можно заключать такой договор (ст. 59, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• по соглашению сторон трудовых отношений;
• или по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ).

Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.

Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.

Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.

Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.

Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.

Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Акт передачи дел главного бухгалтера

Первый шаг к сдаче дел

Все действие начинается с приказа произвести передачу дел. Информация будет исчерпывающей, если приказ конкретно и четко изложит следующее:

1. Ссылаясь на основание, побудившее создать данный приказ, прикажет передать дела вновь принимаемому главному бухгалтеру.
2. Установит срок для выполнения.
3. Определит комиссию, присутствующую при передаче дел, и ее председателя.
4. Укажет конечную дату готовности акта к утверждению.
5. Утвердит количество экземпляров акта равной юридической силы, их принадлежность сторонам.
6. В отдельном приложении к приказу можно разместить образец акта приема передачи дел главного бухгалтера.

Случается, когда в качестве независимого участника передачи бухгалтерии привлекается внештатный сотрудник, например, аудитор. Его нужно будет также приказом включить в комиссию. Если же это ревизор, направленный вышестоящим органом, то сделайте ссылку на уполномочившее его распоряжение.

Шеф может присутствовать по своему личному желанию, это приказом не закрепляется.

Прием-передача документов

Главный бухгалтер должен получить следующие документы.

Учредительные и регистрационные бумаги:

• устав, учредительный договор;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о регистрации;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:

• учетная политика;
• политика по налоговому учету;
• план счетов;
• должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета:

• оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
• регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:

• бухгалтерская отчетность;
• декларации и расчеты по всем налогам;
• книги покупок и продаж;
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Документы по инвентаризации:

• приказ о проведении инвентаризации;
• инвентаризационные и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:

• акты налоговых проверок;
• акты сверок с инспекторами.

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

• статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
• сроки проверки, передачи дел;
• члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
• сведения о принимающей дела стороне;
• подписи сторон и печать.

Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.

Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации

Главный бухгалтер субъекта хозяйствования как должностное лицо занимает особое место в деятельности организации.

Выполняя функции по расчету и уплате налогов и сборов, формированию учетной и отчетной информации в соответствии с требованиями полноты, достоверности, полезности и представлению ее на разные уровни управления, руководитель бухгалтерской службы активно участвует в создании имиджа организации на рынке инвестиций, получении преференций от контрагентов.
К главному бухгалтеру предъявляются особые требования, выражающиеся в том числе в особенностях смены главного бухгалтера в субъекте бизнеса и приема на работу нового должностного лица.

Правила приема руководителя бухгалтерской службы установлены Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым подписание трудового договора осуществляется сроком до 5 лет и инициируется либо руководителем организации, либо самим работником.

Инициатива руководителя организации по заключению трудового договора на срок менее 5 лет может обусловливаться необходимостью проверки качества работы специалиста, а самого работника – возможностью изменить его условия, например уровень заработной платы, социальные выплаты.

Кроме того, по нормам трудового законодательства руководитель может установить для главного бухгалтера испытательный срок до шести месяцев. Причем по условиям ст. 70 Трудового кодекса РФ время болезни или отсутствия на работе по другим причинам не включается в испытательный срок.

В том случае, если, по мнению руководителя, исполняющий обязанности главного бухгалтера не прошел испытательный срок, он увольняется без согласия профсоюза и выплаты выходного пособия.

Однако трудовое законодательство в этом случае предусматривает обязательность письменного уведомления специалиста о причинах, послуживших основанием для отказа работнику в приеме на постоянную работу в соответствующей должности.

Причинами увольнения главного бухгалтера организации, с которым заключен срочный трудовой договор, по нормам трудового законодательства, может явиться:

• причинение действиями главного бухгалтера ущерба организации;
• разглашение им коммерческой тайны.

Информация, составляющая коммерческую тайну, определена ст. 139 Гражданского кодекса РФ.

Ею являются данные, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель этой информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.
К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Как уволить главного бухгалтера по соглашению сторон

У главного бухгалтера и работодателя есть возможность расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон, при этом инициатором может выступить любая из них. На практике зачастую прибегают к такому способу расставания, ведь в этом случае у увольняющегося есть право претендовать на дополнительные выплаты. Стороны должны подписать дополнительное соглашение, где будут отражены все сроки и условия расторжения трудового договора.

Размер компенсации, выплачиваемой при увольнении по соглашению сторон, должен быть утвержден непосредственно трудовым или коллективным договором. Трудовой кодекс в ст. 349.3 ограничивает верхний ее предел для главных бухгалтеров госкорпораций, государственных внебюджетных фондов и некоторых других компаний — не более трехкратного среднего месячного заработка. Для остальных компаний размер выплат не лимитируется.

На обговариваемый случай не распространяется правило о двухнедельной отработке, поскольку стороны заранее обговаривают и затем письменно уточняют дату увольнения. Однако отсутствие отработки не отменяет процедуру приема-передачи дел от увольняющегося уполномоченному лицу. Порядок данной процедуры не отличается от того, что действует при уходе по собственному желанию.

Формулировка записи в трудовой может быть следующей: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Выплата всех положенных денежных средств и выдача документов и справок осуществляется также в последний рабочий день.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

• – книги покупок и продаж;
• – журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• – журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• – книги выдачи доверенностей;
• – кассовые книги;
• – журналы регистрации путевых листов;
• – журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Похожие записи:

• Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении?
• Чем ГПД отличается от трудового договора и почему опасно заменять один другим?
• Можно ли инвалидам работать водителями в такси?