Возмещение командировочных расходов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение командировочных расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Размер компенсации стоимости жилья
Комментируемым постановлением определено, что расходы на наем жилого помещения компенсируются работникам, направленным в командировку на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение), по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 7 210 руб. в сутки.
Возмещение расходов на наем жилого помещения при размещении у физических лиц в период пребывания в служебной командировке на названных территориях может подтверждаться распиской или договором оказания услуг, а при отсутствии таких документов – на основании служебной записки (рапорта) и (или) иного документа о фактическом сроке пребывания в месте размещения, содержащего подтверждение принимающей стороны срока прибытия в место размещения и убытия из места размещения, оплату стоимости найма жилого помещения, либо в ином порядке, определяемом правовым актом (приказом, распоряжением) работодателя или уполномоченного им лица, правовым актом, решением руководителя соответствующего федерального государственного органа или уполномоченного им лица.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Расчет количества дней в командировке для суточных
Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.
О нормах размеров суточных в командировках в 2023 году читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6525-minimalnye-sutochnye-pri-odnodnevnoi-komandirovke
Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.
Очень важно правильно считать налог на прибыль, потому что сумма суточных командировочных расходов в 2022 году также оказывает на это внимание. Суточные при расчетах прибыли и налоговых выплатах считаются максимально -.без ограничений. Однако нужно внимательно изучить этот вопрос и помнить о том, то всегда расходы должны быть признаны службой налогообложения, а для этого стоит учитывать следующие условия:
- работник обязан получить аванс;
- билеты или командировочное удостоверение должно быть предоставлено сотруднику бухгалтерии;
- издержки должны быть полностью обоснованы, то есть купить себе что-то за счет компании точно не получится;
- руководитель должен утвердить установленный лимит.
В любом случае – все расходы нужно подтверждать, потому что только при таком уровне можно рассчитывать на то, что они будут возмещаться. Все должно быть задокументировано чеками, и нужно принимать во внимание, что выходные дни в командировках тоже оплачиваются даже в том случае если человек в обычном режиме работает на пятидневной неделе.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Сотруднику, направляемому в командировку, организация обязана начислить и выдать перед поездкой командировочные расходы, связанные с данным поручением.
Трудовым кодексом (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) определен перечень трат, которые входят в такие расходы.
Скачать текст: Статья 168 ТК РФ (.docx)»
В этот список включены суточные – дополнительные расходы, обеспечивающие нахождение командированного вне места постоянного жительства. По согласию работодателя сюда входят питание и сопутствующие траты.
Отдельными строками в законодательстве перечислены иные расходы для осуществления служебной поездки. А это – оплата транспорта, проживание и выполнение поручения компании.
Перечисление и описание таких расходов должно быть предусмотрено во внутреннем документе фирмы «Положение о командировках».
Нюансы расчета суточных заграницу
При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.
Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.
В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.
А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Расчет среднего заработка для оплаты командировочных
Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007.
Основные правила представим в виде инструкции:
- Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2021 г., следовательно, расчетный период: февраль 2021 г. – март 2021 г.
- Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные выплаты.
- Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
- Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.
Пример.
Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2021 г.
Его расчетные данные за период февраль 2021 – март 2021 г.:
| Показатели | Периоды, дней | Начисления, рублей |
| Общее число дней | 900 000,00 | |
| Больничный лист | 150 000,00 | |
| Ежегодный отпуск | 90 000,00 | |
| Итого | 660 000,00 |
Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.
Как отражать суточные в форме 6-НДФЛ и расчете по взносам
Форма 6-НДФЛ. В форме 6-НДФЛ необлагаемые налогом суточные не отражайте. Включайте только те суточные, с которых начислили НДФЛ. В строке 020 покажите всю сумму, в строке 030 – необлагаемую часть. В строках 040 и 070 начисленный и удержанный налог.
В разделе 2 покажите в отдельном блоке выданные суточные. В строке 100 поставьте последний день месяца, в котором директор утвердил авансовый отчет работника по командировке. В строке 110 укажите дату, когда удержали НДФЛ. В строке 120 – следующий рабочий день. В строках 130 и 140 запишите начисленные суточные и удержанный НДФЛ.
Расчет по взносам. Всю сумму суточных в разделе 1 РСВ отразите по строке 030 подраздела 1.1 приложения 1. Ту сумму суточных, которая страховыми взносами не облагается, отразите в ЕРСВ по аналогии с другими не облагаемым взносами пособиями и выплатами. Часть суточных, которые облагаются взносами, покажите в приложениях к разделу 1 в строках про базу для исчисления взносов.
Командировки – служебные поездки, за дни нахождения в которых сотрудник получает заработную плату с надбавками за проживание, питание, транспортные расходы и другие траты, вызванные служебной необходимостью. В экономическом выражении оплата подобных расходов называется суточными или командировочными выплатами, которые имеют определённые правила начисления. Какими будут суточные командировочные расходы в 2020 году?
Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.
Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).
При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
Суточные в командировке: нормы 2020 года
Направляя сотрудника в командировку, организация
гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.
Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные
с деловой поездкой: эта норма регулируется ст.
167 ТК РФ.
Разберемся в терминах:
- Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей:
проживания и проезда. За эти расходы работник должен
отчитаться и подтвердить их документально (подойдут
квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта). - Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда
относятся любые платежи, не согласованные с работодателем
заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему
усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты
не нужно.
Законом установлено, что возмещение расходов должно
производиться авансом. На это прямо указывает
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
И хотя
единых правил о сроках выплаты не существует, компания
может установить их самостоятельно и закрепить
во внутренних актах.
Например, в положении
о командировках допустимо указать не только период,
но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или
переводом на банковскую карту.
Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый
день пребывания в деловой поездке — включая праздники
и выходные дни.
Если работник живет недалеко от города командирования
и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата
суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения
определяется работодателем в индивидуальном порядке
и может зависеть от транспортных условий и характера
работы.
Согласно
п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы
не требуют документального подтверждения — в отличие
от командировочных. Соответственно, работник вообще
не должен аргументировать второстепенные траты, который
совершил во время деловой поездки.
Однако суточные придется включить в авансовый отчёт —
это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку
в налоговом и бухгалтерском учётах.
Законом размер суточных не ограничен (исключение —
служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют
этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо
зафиксировать во внутренних нормативных документах —
например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что
п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает
максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ.
А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки
на территории России - до 2500 ₽ за каждый день командировки
в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана
возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи
Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама
нормировать суточные и определять сумму, начисляемую
работникам.
Единый порядок для федеральных учреждений назначен
Правительством (постановление
от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽
за каждый день пребывания в командировке. Суточные
в увеличенном объеме положены руководителю только в том
случае, когда деятельность компании определена как приносящая
доход, либо за счет экономии средств из бюджета.
Согласно
абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ,
работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих
периодов:
- за все будние дни в командировке
- за выходные и государственные праздники
- за дни, на которые целиком или частично выпала дорога
к месту командирования и обратно, сюда же относятся
периоды вынужденных остановок
Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку
в воскресенье, а вернулся в следующую субботу.
В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять
будних и два выходных.
На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без
изменений по сравнению с прошлым годом.
Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие:
курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии
со своими должностными обязанностями находятся
на территории «курортных» регионов РФ более суток,
выплачивается дополнительная компенсация.
Считают сбор по следующей формуле:
Количество дней проживания,
за исключением дня заезда×размер курортного сбора
Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в
Письме
Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.
- Еще можно почитать:
- Командировка в
выходные дни - Компенсация
транспортных расходов в командировке - Командировка
во время коронавируса - Какие
документы нужны для командировки в 2020 году - Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом - Каршеринг
в командировке - Туту Командировки —
удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок.
Подробнее