Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде чем будет осуществлена выдача средств в подотчет на карту сотрудника с назначением платежа, отвечающим этой цели, должна быть соблюдена обязательная процедура, предшествующая такой выплате. Заключается она в принятии решения о необходимости выдачи средств на командировочные или хозрасходы руководителем юрлица. Это решение следует оформить документально: либо приказом, либо положительной резолюцией на заявлении работника о выплате (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции
Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.
Если рассматривать процедуру пошагово, то:
- на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
- после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок — 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
- бухгалтер отражает расходы в учете;
- если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот — бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.
Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться
Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара. Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности. Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу. При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 изменились некоторые правила выдачи денежных средств под отчет и сроки представления авансового отчета.
Какие именно нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».
Назначение авансов в авансовом отчете: где и что записать
Назначение аванса отражается в отдельной графе авансового отчета. Строгих правил при ее оформлении не существует. При этом необходимо учесть следующее:
Аванс сотруднику может быть выдан:
В графе «Назначение аванса» не требуется отражать детализированную информацию о предстоящих расходах — достаточно указать название укрупненной группы расходов. Можно использовать следующие формулировки (например):
Если сотрудник отчитывается сразу по нескольким видам расходов, возможна формулировка «Общехозяйственные нужды».
Что понадобится оформить кроме авансового отчета, если подотчетные средства потрачены на представительские расходы — см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 изменились некоторые правила выдачи денежных средств под отчет и сроки представления авансового отчета.
Какие именно нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
Минфин России придерживается мнения, что для перечисления подотчетных сумм на зарплатную карту нужно получить от работника письменное заявление. В нем держатель карты укажет ее реквизиты.
Поскольку унифицированная форма такого заявления не утверждена, компания может разработать ее самостоятельно. В форму, кроме реквизитов зарплатной карты сотрудника, желательно включить поля для указания срока, на который выдаются денежные средства, и их суммы (такие сведения указывают в заявлении на выдачу подотчетных средств из кассы).
Работодатель вправе перечислить под отчет денежные средства только при условии полного погашения работником задолженности по ранее выданному ему авансу (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Фрагмент положения о командировках
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Публичное акционерное общество "Дирижабль" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ Положение о командировках ¦
¦ от 18 августа 2014 г. N 8 ¦
¦ ¦
¦ <...> ¦
¦ 4. Порядок возмещения командировочных расходов ¦
¦ 4.1. Общество выдает работнику аванс на командировочные расходы не¦
¦позднее чем за три дня до начала командировки: ¦
¦ - на оплату проезда, проживания; ¦
¦ - суточные. ¦
¦ 4.2. Аванс на командировочные расходы перечисляется на банковские¦
¦карты, открытые работникам в рамках зарплатного проекта. ¦
¦ 4.3. По возвращении из командировки работники представляют в¦
¦бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на¦
¦командировку. ¦
¦ 4.4. Остаток неиспользованных средств работники возвращают в кассу¦
¦Общества после утверждения руководителем авансового отчета, составленного¦
¦по итогам командировки. ¦
¦ <...> ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Как происходит выдача
Деньги под отчёт могут выдаваться как наличными, так и на зарплатную карту сотрудника.
Для того, чтобы были возможны безналичные операции с подотчётными деньгами, необходимо:
- Закрепить в бухгалтерской учётной политике, а также в локальных нормативных актах, что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника.
- Чтобы работник, который будет принимать подотчётную сумму, написал заявление, в котором просит перечислить необходимую сумму ему на карту и указал реквизиты своего счёта.
- Указать в платежном поручении в поле «Назначение платежа», что перечисленные средства являются подотчетными.
- Разработать и закрепить в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту.
- Попросить подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.
В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.
Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.
Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.
Как оформить выдачу денег в подотчет безналичным способом
Законодательство не запрещает выдавать работнику денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника.
Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.
Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.
В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ, собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.
Подотчет на карту сотрудника заявление
В заявлении указывается номер банковского счета сотрудника. Сотрудник вправе сам выбрать банк для перечисления зарплаты. Об этом он должен известить работодателя в письменной форме не позднее чем за пять рабочих дней до выплаты зарплаты. Об этом сказано в части 3 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Все иностранные граждане, которые собираются приехать в Россию более чем на неделю, должны пройти миграционный учет по месту пребывания, то есть обратиться в органы ГУВМ (ранее ФМС) и зарегистрироваться. Но для граждан Белоруссии действуют немного другие правила, которые рассмотрим ниже.
Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Многие граждане России живут не по месту постоянной прописки. Когда появляется необходимость получить загранпаспорт, то часто возникает вопрос: не станет ли отсутствие постоянной регистрации препятствием к получению документа? В этом случае законодательство полностью на стороне гражданина. Дорогие читатели!
Минфин: подотчетные суммы можно перечислять на личные банковские карточки сотрудников
При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять подотчетные суммы на личные банковские карточки сотрудников. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288.
Чиновники рассуждают следующим образом. Физлицо вправе совершать любые операции с банковской карточкой, на которые не установлен запрет действующим законодательством. Об этом сказано в Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт*.
Авторы письма отмечают, что в действующем законодательстве нет запрета на перечисление подотчетных сумм на банковские карточки физлиц. При этом представляется нецелесообразным выдавать каждому сотруднику, который отправляется в командировку или за покупками для хозяйственных нужд организации, корпоративную платежную карту. Поэтому в Минфине считают возможным перечисление подотчетных средств на банковские счета сотрудников организаций и последующее расходование данных средств с помощью банковских карт, выданных сотрудникам в рамках зарплатных проектов.
Для надлежащего оформления таких операций в финансовом ведомстве рекомендуют поступать следующим образом. Во-первых, возможность перечисления подотчетных сумм на карточки сотрудников, равно как и порядок расчетов с подотчетными лицами, следует прописать в учетной политике организации. Во-вторых, в платежном поручении банку следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными. В-третьих, организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. А от самого сотрудника требуется только одно — приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату банковской картой.
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
- Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
- Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.
Порядок учета командировочных расходов в 2020 году см. по .
Назначение платежа при возврате подотчетных сумм
В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.
- Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.
- Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.
Возврат подотчетных денежных средств В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.