Отпуск за свой счет в табеле учета рабочего времени обозначение
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпуск за свой счет в табеле учета рабочего времени обозначение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Указание иных периодов отдыха без сохранения ЗП
Среди условных обозначений есть еще несколько, использующихся при отражении отпуска без сохранения в табеле. Их следует применять в строго определенных случаях, при этом нельзя путать с вышеперечисленными обозначениями.
Буквами «УД» (или числом 13) отражается нахождение сотрудника в учебном отпуске, не подлежащем оплате (ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК РФ).
Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.
Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.
Приказ, личная карточка и табель
Отпуск, который предоставляется на усмотрение руководства. Его называют административным или «по согласованию с работодателем», поскольку окончательное решение о том, когда и на сколько времени работник может отлучиться с работы по неотложным личным делам, принимает наниматель. Шифр для учебного отпуска «УД» (13) вносится в табель, когда дни за свой счет берет абитуриент или дипломник.
Любые передвижения персонала на предприятии подлежат учету. Пребывание в отпуске за свой счет также подлежит фиксированию в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.
Отпускные дни, в которые болел сотрудник, необходимо обозначать точно также, как и неоплачиваемые: буквами «ДО» и «ОЗ» либо цифрами «16» и «17».
Работодатель вправе устанавливать всем или некоторым категориям сотрудников отпуск большей продолжительности. Это условие прописывают в локальных нормативных актах организации, например, порядок предоставления и сроки можно закрепить в Положении об отпусках.
В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная в статье Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52Н. С точки зрения защиты от рисков оспаривания работником в суде добровольности подачи такого заявления, целесообразно использовать второй из перечисленных способов, так как он с большей достоверностью подтверждает волю работника отдохнуть за свой счет.
Учебные отпуска: основные положения
Сотрудники, совмещающие работу с получением обучения, имеют право на учебные отпуска. Причем важно соблюсти ряд условий:
- Получить отпуск можно только по основному месту работы. Совместители на оплачиваемые периоды не имеют права, им придется оформить неоплачиваемые отгулы.
- Речь идет об образовании, получаемом впервые. Например, претендовать на компенсацию при получении второго высшего образования нельзя. Хотя работодатель вправе оплатить периоды обучения на свое усмотрение.
- При обучении на очных формах предоставляются только неоплачиваемые отпуска (ст. 173 ТК РФ).
- На очно-заочной и заочной формах обучения положены оплачиваемые отпускные периоды (ст. 173 ТК РФ). Их сроки ограничены. Претендовать на более длительные оплачиваемые периоды не допускается. Но оплата сверх нормы возможна по решению нанимателя.
- Отсутствие придется подтвердить документально. Для этого работодателю подается специальный бланк — справка-вызов. Получить справку-вызов нужно заранее по месту прохождения учебы.
- Образовательная программа должна пройти государственную аккредитацию.
Как обозначить отпуск за свой счет в табеле в 2020 году
Главная > кадровые документы > Как обозначить отпуск за свой счет в табеле в 2020 году
Прохождение сотрудником неоплачиваемого отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) следует отмечать в табеле учета рабочего времени. В данной статье представлены определения цифровых и буквенных обозначений, которыми нужно указывать перерывы в работе за свой счет.
Табель учета рабочего времени – это учётная документация, которая оформляется в соответствии со стандартными формами Т-12 и Т-13, в то же время отметка о неоплачиваемом отпускного периоде в табеле независимо от бланка имеет одинаковое обозначение. Причем на данный показатель влияет основание для получения отпуска за свой счет – положен ли он по ТК РФ или по взаимному согласованию сотрудника и руководства.
как обозначить день отгула в табеле учета рабочего времени.
Как ведется учет рабочего времени
Данная процедура заключается в регулярном отражении особенностей рабочего режима сотрудников предприятия в специальных учетных бланках — табелях.
Это учетная документация, формируемая с использованием стандартных форм нескольких образцов (Т-12, Т-13), табель учета рабочего времени играет важную роль в бухгалтерском учете, и его отсутствие влечет за собой начисление штрафов со стороны Инспекции по труду и ФНС.
Учет времени может вестись в часах или днях в зависимости от установленного порядка труда. Предприятие вправе отмечать только отклонения от обычного полного дня работы или фиксировать обозначения для всех дней, в том числе и явок.
Табель с проставленными обозначениями необходим для:
- Бухгалтеров, которые его используют для начисления различных выплат сотрудникам;
- Кадровиков, применяющих информацию для составления графиков отпусков и начисления количества отпускных дней.
Основные элементы табеля учёта рабочего времени и правила его ведения на предприятии
Как известно, рассматриваемый документ является базовым в вопросе контроля выхода или не выхода на работу сотрудников предприятия. На основании внесённых данных производится начисление зарплаты и пособий. Однако, это – не единственное его предназначение. Табель нужен:
- Налоговой инспекции. Проводимая выплата заработной платы тщательно проверяется налоговиками, а внесённые данные позволяют, в дальнейшем, провести анализ отчислений в бюджет.
- Инспекции по труду. Вопрос возможного превышения допустимых норм рабочего времени подлежит пристальному вниманию трудовой инспекции.
- Фонду социального страхования. Представители этого учреждения также изучают табель учёта рабочего времени на предмет корректности внесённых данных, поскольку больничные компенсируются за счёт ФСС.
Это важно знать: Можно ли взять отпуск на 1 день
Вести этот документ должен сотрудник предприятия, назначенный отдельным приказом, на основании которого он обязан осуществлять учёт рабочего времени на предприятии. Обычно это – работник бухгалтерии или кадровый инспектор. Если предприятие большое, то круг ответственных лиц может пропорционально расширяться.
Законодательством утверждены две унифицированные формы табеля учёта рабочего времени – Т-12 для ручного учёта и Т-13, если процесс автоматизирован.
Учётчику следует знать, как правильно вести этот документ, чтобы не допустить ошибок. Важно отметить, что неверное внесение данных может привести к неправильному начислению зарплаты, что чревато проверками и судебными разбирательствами.
Обязательными элементами табеля являются:
- Регистрационный номер документа и дата его составления.
- Ф.И.О. сотрудников, их должности и табельные номера. Если на предприятии трудится совместитель, то по каждому месту работы у него будет отдельный табельный номер, по которому будет вестись персонифицированный учёт.
- Отметки о выходе на работу (буквенные или числовые значения). Проставляются по факту выхода или невыхода на работу.
- Подпись учётчика и руководства предприятия/компании.
Когда завершается отчётный период, табельщиком, совместно с кадровым инспектором, проводится сверка имеющихся данных. Отдельное внимание уделяется тем работникам, которые находятся в отпуске, потому как им выплачиваются пособия.
Что обозначают сокращения
Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы.
Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.
Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 с 2020 года | Расшифровка |
---|---|
А | Неявки с разрешения администрации |
Б | Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
Г | Выполнение государственных обязанностей |
К | Служебные командировки |
Н | Работа в ночное время |
О | Очередные и дополнительные отпуска |
ОВ | Дополнительные выходные оплачиваемые дни |
ДО | ОТ за свой счет |
Р | Р в табеле (расшифровка) — отпуск по беременности и родам |
ОЖ | ОО в табеле (расшифровка) — отпуск по уходу за ребенком |
П | Прогул |
С | Часы сверхурочной работы |
НН | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
ВУ | Выходные по учебе |
ОУ | Учебный дополнительный отпуск |
ПК | Повышение квалификации с отрывом от производства |
ЗН | Замещение в 1-3 классах |
ЗП | Замещение в группах продленного дня |
ЗС | Замещение в 4-11 классах |
РП | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
Ф | Фактически отработанные часы |
ЛЧ | Код для указания часов сокращения труда работникам |
Заполняем документ с использованием кодов
- Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
Выбор методологии составления формы определяется кадровой и учетной политикой организации. Расшифровки кодов, а также способ заполнения документа необходимо закрепить в локально-нормативных положениях учреждения.
Необходимо помнить основные правила заполнения документа:
- Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
- В случае если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, код Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
- В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код «0», при корректировке, начиная с единицы, проставляется код «1», «2» и т. д.
Отражаем отпуск без сохранения зарплаты в табеле учета рабочего времени
При заполнении табеля учета рабочего времени нужно учитывать особенности и требования к его заполнению. Данный документ на предприятии ведет уполномоченный сотрудник. Это обычно специалист кадровой службы или работник бухгалтерии.
Работника включают в табель на основании приказа о приеме на работу, исключают на основании приказа об увольнении.
В верхней части табеля нужно указать наименование компании и структурного подразделения (например, отдел продаж или закупок и пр.). В дальнейшем надо прописать код ОКПО, номер и дату документа, а также отчетный период.
По каждому работнику в табеле прописывают информацию: его порядковый номер, ФИО и табельный номер, сведения о предоставленных сотрудникам отпускам без оплаты, цифровое или буквенное обозначение отпуска.
При указании продолжительности отпуска в табеле работодателю нужно учитывать такие требования:
- Для обозначения продолжительности отпуска нужно использовать календарные дни (согласно ч. 2 ст. 128 ТК).
- Если речь идет о неоплачиваемом отпуске по согласованию с работодателем на основании ч. 1 ст. 128 ТК, то в законодательстве отсутствует указание на способ исчисления, а продолжительность определяется соглашением сторон. Работодатель вправе оформить административный отпуск в данном случае в часах.
Таким образом, Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по ведению табеля учета рабочего времени. Работодатель вправе пользоваться в работе унифицированными формами Т-12 и Т-13, а также собственным форматом документа. При работе с унифицированной формой работодатель должен пользоваться сокращениями, утвержденными Госкомстатом, либо утвердить собственные. Конкретные буквенные и цифровые значения зависят от основания предоставления отпуска без оплаты.
Каждый вид отдыха обозначают в документе учета рабочего времени унифицированной или индивидуальной формы, разработанный в организации.
Но эти дни не будут идти в зачёт рабочего стажа, а оплачиваемый отпуск также получить невозможно. Из-за этого вряд ли получится каким-то образом их сочетать.
Основанием для предоставления учебного отпуска является статья 173 ТК РФ, соответствующие документы, предъявленные сотрудником: Как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск, если за сотрудником сохраняется средняя заработная плата: Вид образования и форма обучения Цель предоставления и продолжительность отпуска
- Высшее профессиональное образование (бакалавриат, специалитет, магистратура);
- Заочная, очно-заочная форма обучения
- Промежуточная аттестация, отдых предоставляется на основании статьи 173 ТК РФ;
- На первом и втором курсе 40 календарных дней в учебном году, а при освоении программы в сокращенные сроки до 50 календарных дней на втором курсе;
- на каждом последующем курсе по 50 календарных дней;
для прохождения государственной итоговой аттестации до 4 месяцев с учетом учебного плана образовательной программы Среднее профессиональное образование по заочной, очно-заочной форме
- на первом и втором курсе – по 30 календарных дней в году;
- Промежуточная аттестация, отпуск предоставляется на основании статьи 174 ТК РФ;
на каждом последующем курсе – по 40 календарных дней;
для государственной итоговой аттестация – до 2 месяцев с учетом учебного плана образовательной программы
Основное или среднее общее образование по очно-заочной форме
- основного общего образования до 9 календарных дней;
- Государственная итоговая аттестация по образовательной программе, отпуск предоставляется на основании статьи 176 ТК РФ;
среднего общего образования до 22 календарных дня Высшее профессиональное – послевузовское образование: аспирантура, адъюнктура,
- В течение календарного года – 30 календарных дней, а также дни, затрачиваемые на проезд до места нахождение образовательной организации и обратно:
-
оплата осуществляется на основании статьи 173.
Дополнительный отдых с сохранением заработной платы могут получить работники, совмещающие работу с учебой, получением среднего-профессионального, высшего образования по заочным, очно-заочным формам, без отрыва от производства.
В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени.
Узнаем, кто заполняет табель. Табель выполняет несколько функций:
- используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
- служит для осуществления надзора за графиком труда;
- помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.
Если организацией были приобретены турникеты, лучшим выбором станет форма табеля Т-13.
Если трудовое время учитывается обычным способом, подойдет форма Т-12. Добавление доп. графов в табель законно, однако потребуется приказ начальства.
- нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
- в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
- удаление из табеля графов и строк запрещено.
В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.
Определяемся со способом записи трудового времени:
- учет прихода или отсутствия служащего,
- учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).
Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:
- через дробь (/),
- организация 2 раздельных записей на сотрудника.
Определяемся с методом указания точного рабочего времени:
- по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
- десятичной дробью 2,5 ч.
Решаем, как будем вносить изменения:
- составлением отдельного корректирующего табеля,
- своим способом.
Выбираем кодирование:
- буквы,
- цифры.
Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения: В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени: В ведении табеля есть свои особенности:
Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:
- 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
- 4 строчки (гр.
Если сотрудник, будучи в отпуске за свой счет, заболел, что делать? Какие обозначения нужно проставить в табеле учета?
Заболевание работника во время отпуска за свой счет, не считается причиной для его продления и дальнейшей оплаты, в том числе, если он предоставляется по ТК РФ. Также нет необходимости в оформлении листа, подтверждающего нетрудоспособность работника, так как оплаты по нему трудящийся все равно не получит. Оформление больничного имеет смысл только после завершения отпуска без сохранения заработной платы, если до его окончания работник не выздоровел. В этом случае больничные дни будут оплачены.
Если больничный работника, который взял отпуск за свой счет, наступила во время нахождения в нем, обозначение в табеле учёта рабочего времени не меняется.
Отпускные дни, в которые болел сотрудник, необходимо обозначать точно также, как и неоплачиваемые: буквами «ДО» и «ОЗ» либо цифрами «16» и «17».
- буква «Б», либо число «19» если больничные дни являются оплачиваемыми;
- буква «Т», либо число «20» если больничные дни не являются оплачиваемыми.
Унифицированные условные коды можно найти в бланке табеля Т-12.
Все обозначения в табеле условно можно разделить на две группы:
- Коды, которые обозначают вид рабочего времени, когда работник исполнял свои должностные обязанности;
- Коды, которыми обозначаются периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Поскольку в настоящее время использовать унифицированные бланки табелей необязательно, то и коды предприятие может установить самостоятельно. Можно также дополнить унифицированный список своими кодовыми обозначениями.
Обозначение отпуска в табеле учета рабочего времени
А когда работник принесет больничный лист исправьте отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска — коды ОТ или ОД (основной или дополнительный отпуск). Если вы ведете табель в электронном виде и распечатываете только по итогам месяца, то исправить коды не составит труда.
Важно
Вторая ситуация — сотрудник сообщил о своей болезни в компанию. Тогда начиная с первого дня болезни вы можете ставить код Б
А после выздоровления продолжаете указывать отпускной код до тех пор, пока сотрудник не выйдет на работу. Если же он появится на службе сразу после выздоровления (то есть не будет догуливать отпуск), ставьте код Я.
Пример 1: Как отмечать в табеле болезнь во время ежегодного отпускаРаботник ООО «Вектор» Тарасов С. С. ушел в ежегодный отпуск со 2 июня на 14 календарных дней.
6 июня он заболел, о чем своевременно уведомил компанию.
Отпуск без сохранения заработной платы льготной категории работников
Такой отпуск работодатель обязан предоставить в соответствии с положениями части 2 статьи 128, статей 173 и 174 ТК РФ, Законом РФ от 15.01.93 N 4301-I «О статусе Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» и федеральными законами:
— от 12.01.95 N 5-ФЗ «О ветеранах» (далее — Закон о ветеранах);
— от 09.01.97 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»;
— от 27.05.98 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащего»;
— от 06.05.2011 N 100-ФЗ «О добровольной пожарной охране»;
— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ»;
— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
— от 10.01.2003 N 19-ФЗ «О выборах Президента Российской Федерации»;
— от 18.05.2005 N 51-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»;
— от 12.06.2002 N 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ».
Для предоставления данного вида отпуска согласия работодателя не нужно, необходимо только письменное заявление работника.
Отпуск без сохранения заработной платы: обозначение в табеле учета рабочего времени
В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.
Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.
Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.
Код | ||
буквенный | цифровой | |
Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
Служебная командировка | К | 06 |
Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 |
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству | Б | 19 |
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия.
Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.
Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени, пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.