Возможно ли восстановление трудовой книжки по ее копии?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возможно ли восстановление трудовой книжки по ее копии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Порядок действий при потере трудовой

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

• пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
• справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
• приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
• справки из Пенсионного фонда.

Когда выдают дубликат

Инициатором оформления выступает:

• работодатель;
• сотрудник.

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Основание для дубликата

Основанием для заполнения дубликата трудовой книжки могут служить только оригиналы официальных документов – справки о приеме-увольнении со всех старых мест работы.

Все прежние организации (или государственные архивы) обязаны выдать или прислать справки о работе сотрудника. Эти справки необходимо сохранить: они могут понадобиться, например, для Пенсионного фонда.

В таких справках должны быть указаны точные даты приема-увольнения, все занимаемые должности, а также основания для выдачи справки (лицевые счета и приказы об увольнении-приеме). Необходимо наличие подписи первого руководителя прежней организации (или директора государственного архива) и печати организации. Требуется не печать подразделения, а главная, гербовая.

Заполнение дубликата трудовой книжки требует именно таких справок. Если же прежняя организация была реорганизована, продана или ликвидирована, а правопреемника или вышестоящей организации нет, то вся документация по персоналу должна быть передана в специальный центр документов по личному составу или в государственный архив.

Новый работодатель или сотрудник могут запросить государственный архив той местности, где находилась уже не существующая организация.

В случае реорганизации, изменения названия и формы собственности прежнего предприятия в справке (а потом в дубликате) надо указать прежнее название и юридическую форму предприятия (ООО, ТОО, ИП и так далее), действительное на тот период, когда там работал указанный сотрудник. Данные обязательно заверить современной печатью, даже если название и юридическая форма значительно отличаются от прежних.

Оформление дубликата трудовой книжки

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

1. По просьбе самого сотрудника:

• При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
• В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
• В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).

  В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.

• При краже оригинала.
• При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.

Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:

• Так как по закону (в теории), дубликат выдают на последнем месте работы, название организации или предприятия должно фигурировать в первом абзаце документа.
• С новой строки следует указание причины отсутствия трудовой книжки начиная от кражи и пожаров, заканчивая банальной невнимательностью. Совет: если документ был утрачен по вине работника, то лучше указать причину, более вескую, чем «просто потерял».
• Если документ был испорчен, но имеется в наличии, лучше приложить его в качестве доказательства.
• Если имеет место ссылка на кражу, необходимо обязательно представить копию заявления в полицию.
• Третий абзац призван напомнить отделу кадров о том, что как бы много дел у них ни было, они все же обязаны предоставить вам дубликат по истечении 15-дневного срока.
• Для того чтобы заявление не пропало, сразу снимите его копию, которая станет на вашу защиту в случае невыполнения работодателем действующего законодательства и своих обязанностей.
• Очень важно знать о том, что правило 15 дней не действует, если выдачей дубликата занимается текущий работодатель.

Для чего издается приказ о выдаче дубликата

Приказ руководителя — распоряжение, выданное в рамках должностных полномочий начальника и обязательное для исполнения всеми упомянутыми в нем лицами. Приказ издается в письменной форме и доводится до сведения сотрудников, которых он касается.

ТК РФ предусматривает обязательное издание приказов о приеме сотрудника на работу, его увольнении и т. д. Необходимость издания приказа руководителя о выдаче дубликата трудовой книжки действующим законодательством прямо не предусмотрена, однако и запрета на его издание нет. Между тем, исходя из того, что выдача дубликата трудовой книжки является обязанностью работодателя, издание соответствующего приказа позволит:

1. Не допустить задержки выдачи дубликата книжки со стороны кадровых сотрудников ввиду необходимости неукоснительного соблюдения приказа начальника.
2. Избежать административной ответственности по ст. 5.27 КОАП РФ за нарушение требований трудового законодательства (неисполнение обязанности выдать дубликат), поскольку приказ руководителя организации о выдаче дубликата свидетельствует о соблюдении норм трудового права и принятии мер для исполнения требований закона.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). В 2020 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжкине было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.

Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).

Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Сам процесс оформления дубля трудовой книжки бесплатен, но при этом работник должен возместить стоимость бланка.

Ведь в каждой организации есть резервный запас, который выдается новоприбывшим людям, и гражданин может либо запросить такой, либо же приобрести его самостоятельно.

Во втором случае возможность приобрести не соответствующий стандартам вариант достаточно велик, поэтому лучше обратиться в компанию.

Она может взимать с обратившегося человека плату за бланк, цена которого зависит от региона и условий, на которых бумага была приобретена.

В среднем форма обойдется в 200 рублей, и есть как расценки ниже, так и выше, все зависит от индивидуального подхода.

Трудовую книжку потерял сам работник

Потеря трудовой книжки – этот еще не повод для паники. На сегодняшний день существует огромное количество методов восстановления этого документа. В некоторых случаях, работнику придется самостоятельно побегать, а в некоторых – собрать информацию поможет сам работодатель. Но иногда трудовую книжку и вовсе не стоит восстанавливать.

В случае, когда человек только начал свою профессиональную деятельность и общий стаж работы насчитывает около трех месяцев, то делать дубликат такой трудовой не нужно. Достаточно приобрести новую трудовую книгу и оформить ее. Затем отдать своему работодателю вместе с заявлением. Как правило, после получения прошения от работника, работодатель оформляет новую трудовую книжку.

Немного сложнее, когда у специалиста огромнейший стаж, и трудовая книжка была потеряна. В этом случае восстановление документа обязательно, поскольку в нем отражена вся трудовая деятельность человека. В такой ситуации на помощь придет работодатель, к нему нужно обратиться с заявлением о прошении, сделать дубликат в связи с потерей основного документа.

Важно понимать, что обычное воспроизведение записей с прошлых мест работы в новую трудовую книжку категорически запрещено. Поскольку такие действия расцениваются как подделка документов

По этой причине заниматься собственноручно восстановлением трудовой не рекомендовано.

Стоит отметить, что понятие «восстановить» в случае с трудовой книжкой неприемлемо. Поскольку данный документ, после его утери, восстановлению не подлежит. Вместо потерянного документа выдается дубликат. Оформить его можно на законных основаниях. Этот документ восстанавливать необходимо в обязательном порядке, поскольку получить расчет ПФР возможно только при наличии трудовой книжки или ее дубликата.

Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».

Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:

• Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
• Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
• Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
• В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
• Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.

Работник потерял трудовую книжку

Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:

Генеральному директору ООО «Валентино» Скороходову Д.Б. От оператора call-центра Дубовой Е.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино» я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.П. Дубова 26 декабря 2011 года

Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.

После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно — она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.

Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Порядок выдачи дубликата

При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

1. Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
2. На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
3. Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:

• личное дело работника;
• приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
• трудовые договора, заключенные с работником;
• дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.

1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.

Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работодатель

Трудовую книжку может потерять не только работник, но и работодатель, а также она может быть утрачена ввиду неправомерных действий третьих лиц, например кражи. В этом случае дубликат оформляется с определенными особенностями. Сложности при оформлении дубликата возникают при массовой утрате трудовых книжек работодателем, например в результате чрезвычайных ситуаций, экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др. При таких обстоятельствах достаточно трудно получить документы, подтверждающие стаж работы сотрудников, которым необходимо выдать дубликаты. Пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено создание комиссии по установлению трудового стажа работников, чьи трудовые книжки были утеряны в связи с вышеуказанными обстоятельствами. Комиссия создается органами исполнительной власти субъекта РФ, на территории которого располагается организация, а в ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Порядок установления стажа работы определен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя комиссия устанавливает на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т.п.). Если у него имеются другие документы, например выписки из приказов или заверенные надлежащим образом копии приказов, он может и их предъявить комиссии. При отсутствии документов комиссия основывается на показаниях двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. Для этого она может направлять соответствующие запросы в организации, предприятия, в которых работник трудился ранее, а также архивы и органы управления. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Выдаем дубликат, если трудовая книжка не пригодна для использования

Пункт 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривает выдачу дубликата и в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). Порядок выдачи дубликата практически не отличается от рассмотренного в предыдущем разделе, но следует иметь в виду, что из-за обгорания, обрыва страниц и т.д. некоторые записи могут быть утрачены, и нужно будет потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.

Итак, в графе 3 «Сведения о работе» производится запись об общем трудовом стаже без расшифровки, у какого работодателя трудился работник. Затем этот стаж необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, представленными работником:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата приема на работу;
• в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.

После оформления записи о приеме на работу в конкретную организацию производится запись об увольнении из нее:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);
• в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодателем возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции). В случае предъявления работником справки о периоде работы в организации ее дата и номер записываются один раз напротив записи об увольнении (то же с трудовым договором при работе у индивидуального предпринимателя до 2006 г.). Если же представлены копии приказов о приеме и увольнении, заверенные надлежащим образом, реквизиты каждого из них вносятся напротив соответствующей записи.

В завершение статьи приведем для наглядности пример оформления дубликата трудовой книжки.

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на работу, 
 переводе на другую постоянную 
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой на
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого внесена
 запись 

число

месяц

год

 1 

 2 

 3 

 4 

Общий трудовой стаж составляет 7

лет 3 месяца 22 дня. 

 12 

 10 

2002

Принята в Общество с 

ограниченной ответственность 

"КарТек" (ООО "КарТек") 

диспетчером. 

 23 

 11 

2006

Уволена по собственному желанию,

Справка от 

пункт 3 части первой статьи 77

07.10.2009 б/н 

Трудового кодекса Российской 

Федерации. 

 24 

 11 

2006

Принята в Открытое акционерное 

Копия приказа от 

общество "Мир Дверей" 

24.11.2006 N 93-к

консультантом. 

 05 

 07 

2007

Трудовой договор расторгнут по 

Копия приказа от 

соглашению сторон, пункт 1 части

05.07.2007 N 67-к

первой статьи 77 Трудового 

кодекса Российской Федерации. 

 Общество с ограниченной 

 ответственностью "Ривьера" 

 (ООО "Ривьера") 

 1 

 10 

 07 

2007

Принята на должность 

Приказ от 

менеджера по продажам фурнитуры.

10.07.2007 N 26-к

 2 

 09 

 11 

2009

Трудовой договор расторгнут в 

Приказ от 

связи с переводом по просьбе 

09.11.2009 N 67-к

работника на работу в Общество с

ограниченной ответственностью 

"Кислород", пункт 5 части первой

статьи 77 Трудового кодекса 

Российской Федерации. 

Менеджер по персоналу Кошкина 

Ознакомлена. Зайцева 

МП 

Похожие записи:

• Статья 419 ГК РФ. Прекращение обязательства ликвидацией юридического лица
• Как рассчитывается транспортный налог
• Что изменится для многодетных в 2023 году