Примеры заполнения бумажной трудовой книжки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Примеры заполнения бумажной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
О переводе на другую должность
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
Нормы ТК РФ, которые регламентируют ведение, учет, хранение и порядок выдачи трудовых книжек
Среди документов, которые должен предъявить кандидат при поступлении на работу в обязательном порядке присутствует трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Если по каким либо причинам у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует (утрата, повреждение), на основании письменного заявления ему оформляется новая.
Исключение составляют случаи, когда данное место работы является для работника первым либо происходит оформление на работу на условиях совместительства. При таких обстоятельствах работодатель обязан оформить документ самостоятельно.
В статье 66 ТК РФ, закреплено положение о том, что трудовая книга является основным документом, в котором содержится информация о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах и увольнениях, сведения о награждениях. Следует обратить внимание, что информация о наличии взысканий не отражается, исключение составляют только случаи, в виде взыскания происходит увольнение.
В соответствии со статьями 80 и 84.1, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день, с внесенной информацией об основаниях и причинах прекращения трудового контракта. Запись должна быть сформулирована в соответствии с нормами ТК РФ, и содержать указание на конкретную норму.
В трудовой книжке указана трудовая биография гражданина. При обращении человека за оформлением пенсии именно этот документ служит подтверждением стажа. У каждого работника когда-то трудовая книжка заводилась впервые. Не стоит допускать ошибки в указании паспортных данных.
Как завести трудовую книжку впервые? Специалист кадровой службы фирмы или ИП заполняет этот документ в присутствии нанимаемого специалиста, а затем должен проверить правильность обозначенной информации. Если есть ошибка, то работник должен требовать повторного заполнения бланка.
Оформление трудовой книжки впервые нельзя выполнять самостоятельно. Это должен делать кадровик или другой представитель работодателя. Законом не предусмотрено составление заявления. Но некоторые работодатели, чтобы завести трудовую книжку впервые, заявление требуют обязательно.
Если сотрудник, на которого заводится книжка на первой работе, устраивается еще и в другую компанию, вторую книжку оформлять не нужно. На втором месте он будет трудиться по совместительству. Указывать ли информацию о данном трудовом периоде, решает сам работник. Запись о приеме на второе место выполняет кадровый специалист по основному месту. Но для этого требуется предъявить ему подтверждающий документ.
У работодателя должно быть нужное число бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по закону. Он не может требовать у сотрудника, чтобы он сам покупал документ. При выдаче книжки работодатель может взять плату, сумма которой устанавливается размером расходов на ее покупку.
Рассматривая тему, как завести трудовую книжку впервые, следует определить, кому надо покупать бланк – работнику или работодателю. Приобретать бланк нежелательно самостоятельно, так как есть риск приобретения экземпляра, который не соответствует стандартам, или созданного предприятием, не имеющим на это права.
Покупать книжки должен работодатель. В его обязанности входит:
- ведение книги по выдаче, хранению, приходу-расходу, регистрации документов новых работников;
- хранение книжек;
- выдача документов при увольнении с записью.
После оформления документа работодатель вправе удерживать из зарплаты работника цену трудовой книжки. Но выполняется это после выхода приказа, с которым следует ознакомить сотрудника под подпись. Нельзя высчитывать сумму без согласия лица.
В статье указаны нюансы, как оформить трудовую книжку впервые с 18 лет. Именно с этого возраста разрешается официальное трудоустройство. Но как оформить трудовую книжку впервые с 14 лет? Иногда допускается оформление и с этого возраста, но при разрешении родителей и органов опеки. В любом случае надо знать, как открыть трудовую книжку, даже если ее заводят на несовершеннолетнего.
Документ, который хранится в организации, нельзя выдавать работку на время, когда оформлены трудовые отношения. Если он нужен для предоставления в определенную инстанцию, то требуется обращение к работодателю с заявлением о предоставлении копии трудовой книжки или выписки из нее.
Работодатель должен удовлетворить такое заявление. А инстанции не могут требовать предоставление оригинала документа, если он находится по основному месту работы.
Структура трудовой книжки
Главный трудовой документ сотруднику выдается при самом первом устройстве на работу. ТК РФ обязует работодателя не позднее 5 дней после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям, заполнить на него трудовую книжку. Все данные должны основываться на личных документах сотрудника – паспорте, дипломе или аттестате.
Трудовая книжка включает в себя три раздела:
- заглавная (титульная) часть;
- информация о трудовой деятельности;
- данные о поощрениях и награждениях.
Внесение исправлений в подразделы трудовой книжки производится в соответствии с нормативными документами:
- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» за № 225 от 16.04.2003г. (пункты с 26 по 30);
- Инструкция Министерства труда РФ «О заполнении трудовых книжек»;
- Трудовой кодекс РФ.
На первом развороте трудовой книжке прописываются исходные данные о ее владельце – Ф.И.О. и дата рождения, полученное образование по диплому или аттестату, присвоенная квалификация/профессия.
Каждый этап профессиональной деятельности сотрудника находит свое отражение во втором разделе трудовой книжки – сведениях о работе.
И почти половина трудовой книжки посвящена сведениям о награждениях и поощрениях работника. Наверняка не зря законодательством зарезервирован такой немалый объем — чтобы человек старался и добивался высоких результатов.
Правила заполнения титульного листа трудовой
Инструкцией установлен порядок заполнения сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки:
- Личные данные (Ф.И.О., дата рождения) вносятся, как правило, из паспорта в точном соответствии с ним. Сокращать, изменять их нельзя (абз. 2 п. 2.1 Инструкции).
- Записи об уровне образования, профессии, специальности делаются на основании документов об образовании в точном соответствии с ними (абз. 3–5 п. 2.1 Инструкции).
- Указывается дата заполнения трудовой книжки, при этом месяц пишется прописью (исходя из формы строки). Поскольку срок для оформления книжки составляет 1 неделю с начала работы, дата оформления должна быть позднее даты приема, но не более чем на 7 дней. Дата на титульном листе может отличаться от дня начала работы, что вполне допустимо.
- Обязательна подпись владельца трудовой на титульном листе для подтверждения внесенных данных (п. 8 Правил).
- Лицо, заполнившее трудовую книжку, обязано поставить свою подпись и печать работодателя (при наличии). Оно должно быть назначено приказом и нести ответственность за трудовые книжки работников (п. 45 Правил). Часто это работник отдела кадров, но может быть и иное лицо (например, бухгалтер), в т. ч. руководитель.
Порядок оформления трудовой книжки
Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.
Важно: при оформлении этого документа следует исключить любые ошибки в написании паспортных данных работника. Сотрудник кадровой службы компании либо ИП должен заполнять трудовую книжку в присутствии нанимаемого гражданина, после чего обязан дать ему проверить правильность указанных данных. Если допущена ошибка (неверно написана хотя бы одна буква в ФИО, цифра в дате рождения и др.), работнику следует настаивать на заполнении бланка заново.
Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.
Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:
- паспорту;
- документу об образовании;
- приказу.
Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:
- На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
- После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
- Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
- Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
- При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
- В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
- Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
- Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
- Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
- порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
- при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
- не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
Приобретаем трудовую книжку
Изготавливать и реализовывать специальные бланки трудовых книжек имеет право только государственное объединение предприятий, которые заняты производством государственных знаков.
Все бланки имеют определенную степень защиты и являются подотчетным документом. То есть в ситуации, если менеджер по персоналу испортил бланк трудовой книжки, он обязан составить акт его уничтожения, и только после выписывать новую трудовую книжку. Причем возмещать ее стоимость кадровик будет самостоятельно, так как по его вине произошла порча бланка. Перекладывать покупку бланков трудовой книжки на работника он не имеет права.
В случае утери или порчи трудовой книжки работником – стоимость возмещает сам работник. Также работодатель, оформляя работнику его трудовую книжку, взимает с него плату за бланк.
На предприятии ведется строгий учет выдачи, движения и хранения трудовых книжек буквально всех его сотрудников. Для этого существуют специальные книги прихода и расхода этих документов. Данные книги нумеруются, прошиваются и заверяются подписью руководителя и печатью организации. Здесь отображаются все движения новых бланков трудовых книжек и регистрация трудовой книжки каждого нового сотрудника.
Когда человека приняли на работу и оформили официально на должность, его трудовая книжка хранится на данном предприятии, но не у работника. Ответственность за ее сохранность несет именно предприятие.
При увольнении сотрудника трудовая книжка выдается ему на руки. О том, что трудовая книжка была выдана человеку, делается соответствующая запись в книге учета этого документа. Сотрудник обязательно расписывается в ее получении, чем подтверждает передачу ответственности за этот документ с предприятия на себя.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, сопровождается необходимостью приобретения защищенного бланка трудовой книжки.
Предприятие снабжает своих сотрудников бланками трудовых книжек самостоятельно и вам не придется бегать за ними по магазинам при оформлении на работу. Для этого управление организацией приобретает необходимое количество трудовых книжек у производителя или распространителя их на основании договора.
Ведением трудовой книжки должна заниматься кадровая служба предприятия или руководитель (при отсутствии в штате кадровых специалистов).
Важно, что образец заявления на оформление трудовой книжки впервые закон не требует. Наниматель обязан открыть трудовую книжку первой записью о приеме на работу с обязательным заполнением титульной страницы без каких-либо ходатайств со стороны работника.
Следить за наличием пустых бланков трудовых книжек должен работодатель.
Если для внесения очередной записи не хватает свободного места на отведенных страницах, необходимо вшить дополнительные листы – вкладыш.
Также см. «Вкладыш в трудовую книжку».
Трудовые книжки и вкладыши к ним представляют собой документацию строгой отчетности. Их учет ведут кадровые инспекторы в специальных журналах.
Если на работу поступил человек без стажа, наниматель заводит новую трудовую книжку для такого наемного сотрудника. Чтобы убедиться в том, что выписываемый экземпляр трудовой будет единственным для физического лица, работодатель требует предоставить заявление об отсутствии трудовой книжки. В образце этого заявительного бланка работник должен написать причину отсутствия формуляра (например, утрата или порча документа).
Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:
- паспорту;
- документу об образовании;
- приказу.
Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:
- На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
- После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.
Если бланк испорчен, то кадровик обязательно составляет акт, а затем выписывает трудовую книжку снова. Исправления относятся к изменению Ф.И.О. сотрудника (если был оформлен брак) или к данным об образовании. Правила исправления следующие:
- Одной чертой зачеркивают надпись, чтобы она была читаемой.
- Фиксируются выше новые данные.
- Рядом обозначается наименование, номер и дата документа, который считается основанием для исправления.
- Запись заверяется подписью лица, которое внесло исправление, а также печатью предприятия.
Не допускаются зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях. Когда заполнен первый разворот, надо перевернуть страницу и внести сведения о приеме на работе, фиксируя в графах номер, дату, фразу «принят на работу на должность …» с обозначением названия подразделения фирмы, если оно есть в трудовом договоре. Также фиксируется наименование, номер и дата решения.
Сотрудник, которому выдается книжка впервые, может требовать записи об учебе на стационарном отделении вуза, службе в ВС или другом периоде, входящие в трудовой стаж. Если работником был предъявлен документ, который подтверждает воинскую службу, то после внесения записи о приеме на работу можно внести данные об этом.
Когда заводится трудовая книжка? Выполняется это при первом официальном трудоустройстве. Причем это может происходить как с 18 лет, так и позже.