Об оформлении кадровых документов при создании нового структурного подразделения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об оформлении кадровых документов при создании нового структурного подразделения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.

Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Документальное оформление

В приказе или распоряжении отражаются ключевые моменты, касающиеся вступления на постоянной или временной основе. Временным считается перевод с повышением в должности на срок, не превышающий года или на место постоянного работника, ушедшего в декретный отпуск до момента возобновления исполнения обязанностей.

Исключение в части личного согласия составляет временный перевод сроком до одного месяца на другую должность без смены работодателя при действии обстоятельств непреодолимой силы. Под обстоятельствами понимаются:

• катастрофы и аварийные ситуации техногенного или природного происхождения;
• простой по экономическим причинам или в результате технологического сбоя;
• предотвращение потери потребительских свойств товарно-материальных ценностей.

В соответствии со статьёй 72.2 временный перевод с повышением в должности по вышеуказанным причинам на период до одного месяца не требует личного согласия наёмного лица в отличие от процедуры понижения, обязывающего руководство к выплате средней зарплаты по неизменному тарифу.

Этапы ротации специалистов

Чтобы кадровые перестановки были эффективными, при их внедрении нужно правильно организовать сам процесс ротации сотрудников. Для начала убедитесь, что ваша организация готова к кадровым перестановкам. Не бойтесь спрашивать, кто из сотрудников хотел бы принять участие в кадровой перестановке. Если человека устраивает то, что он делает, не факт, что ему захочется что-то менять. Более того, нежеланные перемены могут вызвать протест. Самые эффективные работники – те, которые любят свою работу.

Так как любые кадровые перестановки должны выполняться строго в соответствии с законом. Обязательно позаботьтесь о наличии соответствующей документальной базы. Утвержденный план-график нужно показать каждому сотруднику, кого коснется ротация. И позаботьтесь о том, чтобы весь персонал поставил свою подпись в документе. Иначе потом в случае спорных вопросов вы никогда не докажете, что работник был проинформирован о переводе.

Более того, все кадровые изменения должны быть понятны и желанны для сотрудников. Пусть они ощущают поддержку со стороны руководства и коллег. От того, насколько качественно вы донесете до них информацию о перемещении, во многом зависит успех будущих перестановок.

Завершающий этап ротации – это всегда анализ проделанной работы. Были ли кадровые перестановки эффективными? Получила ли организация желаемый результат? Доволен ли сам сотрудник своим переводом, как он оценивает свою работу на новой должности?

Для этого можно проводить анкетирование, тестирование, собирать мнение коллег и нового руководителя о переведенном сотруднике, проводить сравнительный анализ.

Отличия процедуры перемещения работника от перевода на иную должность

Перевод специалиста предполагает смену выполняемых им трудовых функций при продолжении (без перерыва) трудовой деятельности в том же месте занятости (без смены работодателя). Процедура, производимая по соглашению участников трудового процесса или по инициативе руководства предприятия, может носить временный или постоянный характер. Временность перевода связана с периодом отсутствия какого-либо специалиста в компании или с состоянием здоровья самого трудящегося.

Перевод на иную работу возможен при наличии письменного согласия занятого, кроме некоторых оговоренных законодательно случаев (ст. 72 ТК РФ). Перевод гражданина для работы у иного работодателя допускается по письменной просьбе сотрудника (письменному согласию) с прекращением действия трудового контракта по старому месту занятости (ст. 77 ТК РФ).

Перемещение сотрудника – это его движение внутри организации, не сопровождаемое сменой трудовых функций. Процесс всегда осуществляется в одной и той же местности, при этом не подвергаются изменениям существенные условия трудового соглашения.

Ситуация относится к внутренним вопросам, разрешаемым руководством предприятия и не требующим согласия сотрудника (ст.72. 73, 74 ТК РФ). Работодатель заблаговременно должен предупредить специалиста о предстоящих изменениях. Отказаться от исполнения трудовых обязанностей в измененных условиях (на новом месте, в ином структурном подразделении) тот не имеет права.

Порядок перемещения работника в 2020 году

Порядок перемещения работника в 2020 году прост: единственной сложностью, которую работодателю не всегда удается предусмотреть и предотвратить, может стать категорическое несогласие сотрудника с переходом на новое рабочее место. Несмотря на то, что закон отказывает работникам в праве на отказ от выполнения приказа по перемещению, во избежание конфликта, возможно, стоит заранее обсудить с сотрудником планируемые изменения и найти вариант, который устроит всех.

В противном случае работник может после ознакомления с приказом отказаться от перехода на свое новое рабочее место, объяснив это субъективными причинами (далеко ездить на работу, не нравится новый кабинет и т. д.). Тогда руководителю придется либо убеждать сотрудника, либо расторгнуть трудовой договор с ним по ст.

Соглашение сторон: как уволить без ошибок, читайте в нашем журнале. Оформите выгодную подписку сегодня!

Ответственность сторон

За нарушение установленных законодательством трудовых норм и гарантий по отношению к наёмному работнику работодатель привлекается к административной ответственности в соответствии со статьёй 5.27 КоАП. Повысить в должности сотрудника без его личного согласия чревато проигрышами судебных тяжб, несмотря на видимое невооружённым глазом улучшение положения наёмного гражданина во всех аспектах.

Составление и оформление необходимой документации

Шаг 1. В зависимости от того, по чьей инициативе осуществляется перевод, первым документом будет являться мотивированное заявление работника или уведомление работодателя (о переводе в новую местность, изменениях условий труда и т.д).

Шаг 2. В случае, если инициатива исходила от работодателя, гражданин подписывает согласие.

При инициативе сотрудника, работодатель выражает свое согласие положительной резолюцией. Она указывается на самом заявлении о переводе.

При переводе на работу к другому работодателю – его письменное согласие.

Шаг 3. Создается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Его составляет отдел кадров. В дополнительно соглашение вносятся новые условия труда и исключаются неактуальные.

Шаг 4. Издание приказа о переводе лица на другую работу.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку.

Сотрудники отдела кадров вносят информацию о переводе сотрудника на другую должность с ее наименованием или на другую работу. Обязательно должен быть указан номер приказа, форма которого приведена далее.

Изменение окладов сотрудников

Опишем 2 вида оформления изменений окладов:

1. Составляем к трудовому договору соглашение и после подписания работниками рассчитываем зарплату по -новому. И не забываем занести все перемены в штатное расписание.
2. Используется в случае несогласия сотрудников подписывать доп. соглашение ( в основном при уменьшении окладов) в этом варианте нужно составить приказ о корректировке штатного расписания с трактовкой причины, вызвавшей данное решение и уведомить за 2 месяца работников об изменении окладов. Кодекс нам прописывает лишь несколько законных причин, по которым мы сможем уменьшить оклад.

Разновидности процедуры

Виды переводов трудовое право, если посмотреть, опять же ст.72.1 ТК РФ, делит на постоянную и временную формы, которые также имеют свои правовые разновидности. В чем их главное отличие?

Постоянный характеризуется необратимым изменением трудовой функции, а временный производится с указанием срока, на который он осуществляется.

Другими словами, первый случай по сути убирает прошлые отношения и создает новые, а второй – лишь на определенный промежуток времени.

Постоянный вид данного института реализуется, если есть письменное согласие труженика, облеченное в форму заявления.

Временная же его модификация возможна и без отклика, но при наличии правовых фактов, которые, согласно Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», должен будет доказать работодатель.

Ситуации, при которых возникает постоянный перевод:

• переход к иному работодателю;
• изменение роли рабочего по причине переезда работодателя в другую местность;
• классический случай перевода на другую должность.

Последний вид подразумевает издание приказа работодателем по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Унифицированная форма приказа о переводе (форма Т5)

Данный приказ предоставляется работнику под расписку.

Временный перевод также состоит из ряда собственных подвидов:

• на одногодичный срок по взаимному согласию сторон договора;
• для замещения нерадивого работника, который временно отсутствует;
• перемена трудовой функции по критерию состояния здоровья;
• в случае непредвиденных событий: катастрофы, аварии на производстве и т.д.

Особенность первых двух случаев составляет следующее: если срок истек, но предыдущая трудовая роль работнику не предоставлена, и он не требует свое старое место, то перевод преобразуется в его постоянную форму.

Оплата труда при временном виде осуществляется в размере не ниже среднего заработка на прежнем месте, что является гарантией отсутствия дискриминации (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод на другую работу регламентирует ст. 72.1 Трудового кодекса РФ. Выделяют четыре случая переводов:

1. Перевод на другую должность (постоянное или временное изменение трудовой функции работника).

2. Перевод в другой отдел (постоянное или временное изменение трудовой функции работника). 3. Перевод на работу в другой населенный пункт или место (перевод на работу в другую местность вместе с работодателем).

4. Перевод на постоянную работу к другому работодателю (по письменной просьбе работника или с его письменного согласия).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Все виды переводов допускаются только с письменного согласия работника и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 72, 72.1 ТК РФ).

Какие условия соблюдают при временном перемещении работника?

Для временного перемещения работника, как и для его временного перевода, работодателем должен соблюдаться определенный порядок, утвержденный трудовым законодательством. В силу различия этих двух понятий, условия, необходимые для правильного перевода или перемещения сотрудника, также не будут одинаковы.

1. Если в трудовом договоре с сотрудником в качестве рабочего места было указано конкретное помещение (номер кабинет, цеха), то работодателю понадобится письменное согласие подчиненного на перенос его рабочего места (ст. 72 ТК РФ). Временное перемещение работника подразумевает то, что данные условия не зафиксированы в трудовом соглашении, соответственно, его можно оставить неизменным. В этом случае письменное согласие на перемещение не нужно.
2. Важным требованием к возможности перемещения сотрудника является соответствие его нового рабочего места требованиям безопасности и охраны труда (ст. 219 ТК РФ).
3. Работодатель должен учесть, что временное перемещение работника невозможно, если новые условия работы противопоказаны ему по состоянию здоровья (ст. 72.1 ТК РФ).

1. Срок перевода должен быть оговорен заранее и не может длиться дольше одного года. Его окончание можно приурочить к выходу на работу отсутствующего специалиста, на чье место переводится его коллега.
2. В отличие от временного перемещения работника, для перевода работодателю в обязательном порядке понадобится письменное согласие подчиненного. Согласие оформляют в виде заявления или дополнительного соглашения к трудовому договору.

Исключение подлежит перевод, причиной которого стала природная или промышленная катастрофа, авария или пожар. Возникновение чрезвычайной ситуации, в которой необходимо избежать простоя и предотвратить порчу имущества, дает руководству право перевести подчиненного без его письменного согласия на срок до одного месяца. В этом случае важно сохранить за подчиненным средний заработок (ст. 72.2 ТК РФ).

1. Временный перевод, как и временное перемещение работника, запрещен, если сотрудник имеет медицинские противопоказания к новой работе (ст. 72.1 ТК РФ).

Предлагаем ознакомиться: Супружеский долг семейный кодекс
Хотя перемещение работника не требует его письменного согласия, далеко не всегда работодатель имеет законное право совершить такую кадровую перестановку. Трудовой кодекс запрещает перемещать сотрудника на работу, выполнение которой ему противопоказано по состоянию здоровья.

Рекомендуется проработать этот вопрос перед принятием решения о перемещении и подстраховаться, попросив у работника справку о состоянии здоровья. Убедившись, что новая работа действительно ему не противопоказана, работодатель может издавать приказ. Кроме того, важно соблюдать и другие обязательные условия перемещения работника в 2020 году:

• трудовая функция сотрудника после перемещения должна сохраняться в пределах его специальности, должности или квалификации;
• в результате перемещения не должно меняться ни одно оговоренное сторонами условие трудового договора.

Если хотя бы одно из условий нарушено, сотрудник получает веское основание для обращения в суд. Учтите, что судом будут приняты во внимание, прежде всего, не устные договоренности, а письменные доказательства, предоставленные сторонами конфликта — трудовой договор, приказ о перемещении, приказ о приеме на работу, справка о состоянии здоровья работника, характеристики рабочих мест (старого и нового), должностная инструкция.

Перемещение работника — без ограничений и запретов

Данную позицию разделяет также и председатель судебного состава по трудовым и социальным делам Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ Горохов Б.А.: «…в этой ситуации отказ от работы — вынужденная мера работника по самозащите своих прав. И для него она является вынужденным прогулом. Если это вынужденный прогул, то он подлежит оплате в полном объеме.

Статья 236 ТК РФ говорит о полном возмещении имущественного вреда, причиненного работнику незаконными действиями работодателя» (6, с. 59). Пример. К. обратился в суд с иском к ОАО «Красноборский леспромхоз» о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула. В обоснование иска указал, что работал слесарем по ремонту лесозаготовительного оборудования в Новошинском мастерском участке ОАО. 10.09.2003 он был уволен по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст.

• Обычно приказы оформляются на фирменных бланках (при их наличии на предприятии). Обязательными реквизитами приказов являются дата, порядковый номер и название.
• Приказ состоит из преамбулы и основной части. В преамбуле следует сослаться на документ, в связи с которым производится перемещение (при его наличии), а также указать на то, что условия трудового договора не меняются.
• Приказ должен быть подписан уполномоченным лицом: без доверенности — руководителем организации или другим сотрудником, если его возможность подписывать такие документы без нее предусмотрена уставом; либо любым лицом при наличии соответствующей доверенности.
• В приказе следует предусмотреть место для проставления сотрудником, в отношении которого издается приказ, отметки об ознакомлении.
• С образцом приказа на перемещение можно ознакомиться на нашем сайте.

Теперь перейдем от финансовых к кадровым вопросам. Начнем с достаточно распространенной ситуации — повышения сотрудника в должности. В терминах трудового права изменение должности сотрудника является переводом на другую работу в той же организации, порядок осуществления которого закреплен в ст. 72.1 Трудового кодекса РФ. Согласно требованиям этой статьи перевод на другую работу (т.е. изменение должности) разрешается только с письменного и предварительного согласия сотрудника. Это значит, что в данном случае недостаточно будет обычного кадрового документооборота в виде соответствующего приказа.

Перед тем как руководитель издаст приказ о переводе, нужно, чтобы сотрудник подписал дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом соглашении указываются наименование новой должности, функции, которые сотрудник будет выполнять по этой должности, дата, с которой сотрудник обязан приступить к работе в новой должности . Как мы уже указывали выше, если в связи с переводом меняется оклад, то новый оклад также нужно зафиксировать в этом дополнительном соглашении. После подписания соглашения на экземпляре, который остается у организации, нужно обязательно проставить отметку о вручении работнику его экземпляра, с указанием даты получения и заверенную собственноручной подписью сотрудника.

См. образец документа N 7.

Оформленное таким образом соглашение является законным основанием для издания приказа о переводе (унифицированная форма N Т-5, утверждена Приказом Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Согласно Указаниям по заполнению этой формы, утвержденным тем же Постановлением Госкомстата России, в графе «Основание» указываются реквизиты дополнительного соглашения, заключенного с работником. Обратите также внимание на то, что в графе «Дата перевода» нужно указать ту дату, с которой, согласно дополнительному соглашению к трудовому договору, сотрудник должен приступить к исполнению своих новых обязанностей. После подписания приказа руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом с документом обязательно нужно ознакомить сотрудника. Ознакомление проводится под подпись.

Что такое ротация кадров

Полноценная работа компании невозможна без регулярного обновления состава работников. Процедура может проводиться посредством найма нового персонала или переобучения старого.

Ротация сотрудников представляет собой один из способов вертикального роста карьеры, подразумевающий их перемещение на другие должности внутри одного юридического лица.

Специалисты в области управления персоналом считают, что эта процедура является одним из главных механизмов подбора кадров.

Главная цель процедуры – обучить персонал смежным профессиям, сделав из них универсальных специалистов. Это позволит увеличить эффективность производства за счет повышения профессионализма работников. С помощью ротации происходит проверка личных качеств сотрудников и их умения адаптироваться к новой среде. Перемещение персонала помогает достичь следующих целей:

• снять психическое напряжение работников и предотвратить конфликты;
• создать кадровый резерв;
• познакомить трудящихся с максимальным количеством выполняемых задач на предприятии;
• предотвратить эпидемии заболеваний среди персонала, если работа связана с вредной отраслью промышленности;
• упростить внедрение изменений в организацию.

Законодательное обоснование

Акт приема передачи неотъемлемая часть договора купли продажи, аренды, лизинга и прочих случаев передачи спецтехники и оборудования. По отдельности, ни акт, ни договор не имеют юридической силы, т.к. в договоре зафиксированы только намерения сторон и условия, тогда как актом фиксируется фактический переход техники от собственника к арендатору или новому собственнику. Именно он фиксирует момент передачи, проданной или переданной в аренду техники в те сроки, которые установлены соглашением (ст. статья 457 ГК РФ).

Срок действия Акта о приеме передаче техники равен сроку действия договора.

• Договор купли пр

Порядок проведения процедуры повышения в должности

С целью недопущения дискриминации и обвинений работодателя в личных симпатиях к конкретному сотруднику, процедура требует пошагового алгоритма. По правовой сути повышение в должности – это образование соответствующей вакансии с последующим замещением работником, прошедшим по конкурсному отбору благодаря приобретённым знаниям, соответствующей квалификации и образованию.

Механизм проведения процедуры включает:

1. Подготовка списка кандидатов на вакансию специалистом кадровой службы. Основания для повышения в должности – совокупность следующих факторов:
   опыт работы, образование, курсы повышения квалификации;
2. положительные рекомендации руководителя структурного подразделения;
3. позитивный опыт исполнения аналогичных обязанностей у данного работодателя или на других предприятиях.

1. Получение личного согласия рекомендуемой кандидатуры. Кадровик также обязан осуществить проверку кандидата на наличие противопоказаний, касающихся отдельных федеральных законодательных норм или состояния здоровья соискателя.
2. Подписи сторонами обновлённого трудового договора или дополнительного соглашения. Соглашение должно содержать информацию, касающуюся:
   конкретных пунктов ранее заключённого договора, утрачивающих силу;
3. дополнительно введённых корректировок, вступающих в действие;
4. дату повышения на должность с указанием по штатному расписанию с соответствующим изменением трудовой функции и размера денежного вознаграждения.

Если в организации ранее не существовала должность, то первым шагом следует внести единицу в штатное расписание и утвердить коллективным договором. На завершающем этапе специалистом кадрового департамента составляется приказ о повышении работника в должности, подписываемым руководителем субъекта предпринимательской деятельности или его обособленного подразделения.

Похожие записи:

• Налоговые каникулы: ликбез для предпринимателей
• Предоставления жилья для детей сирот по закону и порядок обеспечения
• Пять индексаций. Что в 2023 году ждёт пенсионеров и льготников?