Трудовая книжка: образец заполнения 2023
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка: образец заполнения 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Как сделать запись об увольнении
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:
- по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
- если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.
Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.
Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос № 1. При утрате книжки возникает необходимость восстановления записей. Куда может обратиться гражданин для получения дубликата?
В кадровом делопроизводстве наличие трудовой книжки является обязательным условием найма. Документ, утерянный физическим лицом, может быть восстановлен в форме дубликата на основании сведений ПФР, путем обращения к работодателям или по решению суда при ликвидации предприятия. Осложняет ситуацию условия внесения данных в ПФР. Сведения о трудоустройстве имеются в фонде только после введения персонифицированного учета. Обращение в ПФР или архив (при отсутствии более ранних данных в фонде) производится также через судебный орган.
Вопрос № 2. Может ли работник, отработавший 1 день, забрать трудовую книжку без записи?
При найме лица предприятие обязано в течение 5 дней записать в трудовую книжку сведения о приеме с ссылкой на приказ. Если текст о приеме внесен в документ, отмена записи не производится. При увольнении в периоде испытательного срока будет внесена соответствующая запись. Если работодатель не успел оформить полностью лицо, то прекращение трудовых отношений (по договоренности) может не быть подкреплено документально.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Когда работнику выдаются документы
Частый вопрос сотрудников: когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Срок выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику четко установлен: после того как сделана запись в трудовой об увольнении (по собственному желанию или нет — не важно), бланк работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.
Отправка трудовой книжки по почте при прекращении трудовых отношений возможна только с согласия ее владельца, которое следует оформить в письменном виде. Это практикуется, если работник заранее предупреждает работодателя о том, что не сможет в день расторжения контракта присутствовать на рабочем месте. Этим пользуются, если главный офис компании находится на значительном расстоянии от подразделения, в котором работает человек.
Бланк необходимо вернуть владельцу вовремя. Что делать, если в положенный срок уволенный работник за ним не явился? Невыдача трудовой книжки при увольнении грозит работодателю неприятностями в виде штрафа в размере до 50 000 рублей. Чтобы обезопасить себя, руководителю компании следует посредством почты послать бывшему сотруднику уведомление с просьбой забрать бланк в отделе кадров предприятия или дать согласие на отправку его по почте. Сделать это надо в последний рабочий день уходящего сотрудника.
Если работник не явится за бланком самостоятельно, он вправе обратиться за помощью к человеку, которому доверяет, — близкому родственнику или сослуживцу. После оформления доверенности у нотариуса знакомый сможет получить в отделе кадров его документ.
Только после того как уволенный сотрудник получил свою трудовую книжку с записью об увольнении в соответствующей графе, ставят точку в этом непростом деле.
На основании каких документов делается запись об увольнении?
Документами для расторжения договора по соглашению сторон являются само соглашение, подписанное сторонами, и приказ об увольнении, на основании которого он издается. Допустимо отсутствие соглашения, если действие договора прекращается по личному заявлению работника.
Именно приказ и является основанием для внесения в трудовую книжку записи. Поэтому его реквизиты заносятся в четвертую графу и содержат:
- наименование документа (приказ);
- его номер и дату.
Кроме приказа основанием может являться иной нормативный акт организации, например, протокол общего собрания, либо решение. Сведения о нем обязательно отражаются в трудовой книжке.
Строгой формулировки текста записи не установлено, требованием лишь является указание причины увольнения и ссылки на нормативный документ. При этом не допускается использование сокращений. Рассмотрим несколько примеров записи в графе 3, и все они будут верными:
- Уволен по соглашению сторон, согласно пункту 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации;
- Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации;
- Уволен согласно пункту 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации (соглашение сторон).
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Минтруд захотел изменить трудовые книжки с 2023 года
В соответствии с ним работодатель по-прежнему должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, если работа является для него основной. В них будут заносится его ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность. Трудовая книжка нового образца будет содержать сведения о переводе на другую постоянную работу, увольнении (в том числе и его основания), награждениях за успехи в работе.
Сотрудники, работающие дистанционно, смогут по желанию отправить работодателю трудовую, куда внесут необходимые данные.
Читайте на РБК Pro
Доначисление налогов может закончиться тюрьмой. Как этого избежать Мэтт Наварра — РБК Pro: «Люди все меньше доверяют инфлюэнсерам» «Вам не перехитрить рынок». 10 заповедей трейдинга Льюиса Борселино «Огурцы или помидоры?»: как на собеседовании отвечать на странные вопросы
Летом прошлого года премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление, разрешающее гражданам устраиваться на работу по электронным трудовым книжкам. Цифровой формат документа заработал с 1 января 2021 года, в течение предыдущих 12 месяцев сотрудники должны были определиться, будут они пользоваться электронной трудовой или же останутся с бумажной версией.
Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, портал госуслуг, а также мобильные приложения этих сервисов. Сведения из нее можно также получить в виде выписки через МФЦ, ПФР или у работодателя.
Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.
В документ вносятся:
- Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
- Сведения о выполняемой деятельности;
- Сведения о переводе;
- Сведения о квалификации сотрудника;
- Сведения о награждении;
- Сведения об увольнении.
Данный документ действует на протяжении всей трудовой деятельности, при помощи него будет рассчитываться трудовой стаж при выходе на пенсию по старости. При изменении фамилии или других сведений в текст документа вносятся корректировки, согласно правилам ведения и хранения документа.
Как правильно внести запись об увольнении в трудовую книжку
Нормативы Трудового кодекса (ТК) о разрыве трудовых взаимоотношений, а также правила оформления трудовых книжечек об увольнении в 2019 году остались без изменений. Поэтому, для их заполнения, при уходе с учреждения, можно руководствоваться нормативами, действующими в предшествующем году.
Процедура отчисления с учреждения сопровождается формированием некоторых документов.
ТК регламентировано, что днем отчисления считается завершающий день работы. Предприятие обязано полностью рассчитать уволенное лицо, с выдачей ему всех требуемых документов:
- Трудовой книжки
- Справки о его работе, суммы заработка, начисленным НДФЛ и взносах.
Работодатель обязан не только выдать уволенному работнику документы, но и правильно занести в трудовую книжечку данные об отчислении с работы.
В трудовую книжечку требуется занести данные о принятии на фирму с отображением:
- Названия фирмы или ИП.
- Номера приказа и даты его издания.
- Сведения о должности, на которую оформлен претендент.
Записи обязаны соответствовать фактической работе. После записи о трудоустройстве, требуется внести данные в трудовую книжечку о расторжении контракта, на основании изданного приказа.
Занесение сведений об отчислении с фирмы, как правило, каких-либо проблем не создает. Если запись выполнена правильно, то она не вызовет никаких вопросов от инспекции по труду и от налоговой службы.
Наиболее частыми причинами ухода человека с работы является – собственное желание работника.
Заполнение трудовой книжечки осуществляется следующим образом:
- В первой колонке отображается номер записи по порядку.
- В следующей колонке ставиться дата события.
- В третьей колонке заносится текст об увольнении, с отображением основания согласно ТК РФ. При этом ссылка на пункты и подпункты статьи ТК РФ записываются без сокращений.
- Последняя колонка служит для отображения в ней информации о приказе, на базе которого прекращаются трудовые взаимоотношения.
Все сведения, занесенные в трудовой бланк, требуется подтверждать:
- Подписью работника кадрового отдела или другого работника, отвечающего за ведение книжечек.
- Печатью учреждения.
Работник обязан убедиться, что книжка оформлена правильно и поставить свою подпись, которая будет свидетельством того, что он:
- согласен с занесенными сведениями.
- Трудовая книжечка при отчислении с фирмы получена вовремя.
Если уволенного работника нет на фирме в завершающий день его деятельности, то трудовая книжечка передается ему другим способом, а в книге учета трудовых книжечек ставиться соответствующая отметка.
Общие правила заполнения
Основная часть, в которую вносят сведения о трудоустройстве и прекращении работы, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Разберемся, как происходит оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2019. Инструкция по заполнению предписывает следующий порядок заполнения этого документа:
- первая графа предназначена для указания порядкового номера записи, при этом по всему документу предусмотрена сквозная нумерация;
- вторая графа содержит дату; день и месяц проставляются двузначным числом, год — четырехзначным (в формате 01.02.2019);
- третья графа указывает на причину и основания, по которым сотрудник прекращает работу, при этом обязательна ссылка на номер части, пункта и статьи (Трудовой кодекс Статья ТК РФ);
- четвертая графа указывает реквизиты приказа о расторжении договора.
Основные ошибки при заполнении
Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:
- Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
- Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.
- Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
- Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
- Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.
Теперь вы знаете, как записать в трудовой книжке «увольнение по собственному желанию» правильно. Однако, в ходе заполнения книжи работника может возникнуть ситуация, когда какой-то пункт будет нуждаться в исправлении. Причём речь необязательно о помарках, которые допустил кадровый работник.
Существуют прецеденты, когда в документ забывали вносить необходимые работнике данные о повышении, о наградах, о поощрениях со стороны руководства. Все эти события должны быть освещены в трудовой книжке, и сотрудник вправе требовать их присутствия.
Если же обнаруживается, что не все моменты зафиксированы в трудовой книжке, а запись об увольнении уже сделана, то под следующим номером кадровый работник признает ее недействительной, ставит свою подпись, а ниже, под последующими номерами вносит все необходимые и пропущенные сведения. Далее снова делается запись об увольнении, с подписями и печатями.
Подобным образом вносятся и исправления, когда допущена ошибка. Ниже ошибочной записи под новым номером пишется, что предыдущая запись недействительна, и новую запись оформляют правильно.
Безусловно, работник должен внимательно проверять правильность всех данных, но бывает, что недочёт обнаруживается после того, как книжка получена, или что ещё хуже, на следующей работе, а то и спустя несколько месяцев или лет. Что делать в таком случае?
Можно запросить дубликат трудовой книжки, но, если ваша компания, допустившая ошибку в заполнении, все ещё существует и называется так же, то можно прийти и попросить исправить недочеты.
Отказать вам в этом никто не имеет право. Правильно внесённые изменения, пусть и позже необходимого, имеют полную юридическую силу.