Лекция 12. «Рабочее время, его учет и планирование»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Лекция 12. «Рабочее время, его учет и планирование»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:
- Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
- Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
- Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
- Продолжительность перерывов, их график.
- Число смен, в которое осуществляется производство.
- Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.
Планирование рабочего времени
Планирование рабочего времени сводится к определению режима рабочего времени и составлению баланса рабочего времени.
В балансе рабочего времени указываются ресурсы рабочего времени и их распределение. Главные части бюджета рабочего времени: календарный, номинальный и полезный фонды рабочего времени.
Балансы рабочего времени бывают плановые и отчетные (фактические).
Их назначение – выявить резервы роста производительности труда за счет рационального использования рабочего времени и снижения трудоемкости продукции.
В планируемом балансе неявки определяется на основе отчетных данных и планируемых мероприятий по улучшению условий труда.
В фактическом балансе указываются данные за отчетный период.
Кто должен вести учет
Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.
Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.
Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.
Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:
- фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
- проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
- закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.
Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.
Преимущества применения тайм-менеджмента
Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:
- развивается в разных сферах деятельности;
- правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
- продуктивно работает в любых ситуациях;
- четко выделяет цели в порядке приоритетности;
- избегает ненужных ошибок;
- не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
- выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
- справляется с делами в минимальные сроки;
- менее других подвержен стресс-факторам;
- поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
- уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.
Кто ведёт учёт рабочего времени сотрудников в организации
Планирование, управление и эффективная организация рабочего времени – это всегда функция руководителя. Но при этом внутренний порядок и методы организации рабочего времени на производстве, в бюджетном учреждении или на любом другом предприятии не должны противоречить правилам организации рабочего времени, оговоренным в трудовом законодательстве.
Лицо, ответственное за заполнение и организацию учёта рабочего времени сотрудников (работников), закрепляется соответствующим приказом руководителя. Обычно это начальник отдела или службы. Так как именно он может в должной мере контролировать фактическую явку своих подчинённых и учитывать рабочие часы, дни, недели (в зависимости от условий и порядка учёта), отработанные подчиненными.
В любом случае, табель (форма 0504421) принимается представителями бухгалтерии (главным бухгалтером), которые рассчитывают бюджет на оплату труда.
Обратите внимание: с 2013 года обязанность вести унифицированные формы учёта отменена, соответствие внутренних форм унифицированным является необязательным условием при разработке внутренних документов. Предприятие вправе устанавливать свои формы и порядок их ведения, период и продолжительность внутренней отчётности ответственных лиц. Главное, чтобы эти документы и принципы не противоречили требованиям законодательства.
Краткосрочные перерывы
Правовая наука относит к категории «рабочее время» и краткосрочные перерывы.
К ним отнесены:
- перерывы для питания, на которые отводится по закону от 30 минут до двух часов. Каждый работодатель обязан предоставить сотрудникам своего предприятия обеденный перерыв в рабочее время. Эти перерывы установлены в Правилах внутреннего распорядка;
- перерывы для обогревания, если работа происходит в неотапливаемых помещениях. Также этот перерыв устанавливается для сотрудников, которые заняты погрузочно-разгрузочными работами. В таких случаях должно быть специальное помещение для обогревания;
-
специальные перерывы, обусловленные особой организацией производства и сложными трудовыми технологиями.
Например, людям, выполняющим ежедневно работу на открытом воздухе в холодное время года (дворники, стропальщики, монтажники), положены 10–15-минутные перерывы для обогрева, а питание обязательно должно быть горячим.Работа с компьютером тоже относится к разряду особой. Работая за компьютером, необходимо делать 10-минутные перерывы через каждые 2-3 часа, вставать, не сидеть в одном положении.
Это касается сотрудников, которые по роду деятельности выполняют работу преимущественно за компьютером, не отлучаясь;
-
перерывы молодым матерям для кормления детей младше 1,5 лет. Указанные перерывы тоже являются рабочим временем и оплачиваются согласно тарифам.
Перерывы на кормление можно перенести, отодвинуть ближе к концу или началу рабочего дня либо присоединить к отпуску.
Как Конституция РФ и ТК РФ регулирует нормы часов
В соответствии со статьей 37 Конституции РФ, каждый сотрудник имеет право на отдых, а продолжительность отработанного времени закреплена на федеральном уровне и не может выходить за установленные законом рамки. Работодатель не должен нарушать трудовые права сотрудников.
Раздел IV третьей части Трудового кодекса устанавливает продолжительность затраченного на труд времени, которая составляет 40 часов в неделю. При этом нормы служебного времени исчисляются календарными периодами.
На практике не редки случаи, когда руководитель предприятия устанавливает двенадцатичасовой рабочий день для трудящихся лиц, не отпуская их даже на перерывы. Тем самым работодатель нарушает гражданские права своих работников.
При установлении данного факта нарушения прав руководитель должен быть привлечен к административной ответственности. К сожалению, трудящиеся граждане не обращаются в компетентные органы, поскольку боятся остаться без работы. Не нужно замалчивать о нарушении своих трудовых прав, иначе безнаказанность руководителей порождает все большее нарушение прав трудящихся.
Почему важно планировать рабочий день
Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.
На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.
Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.
Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.
Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени дня
Организм человека в 8 часов утра и 8 часов вечера настроен на абсолютно разные цели. Мозг способен на подвиги в утренние время и хочет отдыхать ночью. Зато после подзарядки в период ночного сна, он снова готов рваться в бой. Биоритмы человека напрямую влияют на его личную и профессиональную жизнь. Вот почему организация времени рабочего дня должна контролироваться этими естественными законами природы.
Итак, активность организма и мозговой деятельности подчиняется биоритмам и биологическим часам, исходя из чего мы можем распределять задачи на весь день по следующей схеме:
- 3.00-6.00 — активизируются мозговые процессы. Вставая в 4-5 часов утра, при условии, что вы не поздно легли спать, вы будете чувствовать себя бодрым и полным сил. Вы будете иметь больше времени в утренние часы, которые помогут настроиться на продуктивный день и его спланировать. Приведено много примеров, когда самые лучшие решения сложных рабочих и жизненных вопросов приходили людям именно в это время, когда их ум находился в тишине и спокойствии. Вставая рано, вы будете больше успевать за день и соответственно раньше начинать рабочую деятельность со свежей головой.
- 6.00-9.00 — мозг готов принимать и воспринимать новую информацию. На пике своей активности находятся логическое мышление и долговременная память. Это самый продуктивный для работы временной отрезок за весь день;
- не отвлекаться на второстепенные задачи, решая главную. Даже, если на голову внезапно свалится какое-то «неотложное» дело, нужно продолжать выполнять то, что уже было определено приоритетным, а уже после — решать новоприбывшую задачу;
- избегать импульсивных действий, которые не были запланированы на этот день — в голове не раз возникнет желание сделать что-то из списка дел на завтра или на следующую неделю, но всему свое время;
- делать 5-10-минутные перерывы после каждого часа проделанной работы для восстановление сил и энергетических ресурсов — это важно, чтобы не “сдаться” раньше времени;
- можно комплектовать схожие по смыслу задачи в отдельные группы — например, собрать все предстоящие звонки в одну группу и обзвонить людей за один присест, после чего взяться за другой вид работы;
- контролировать выполнение и соответствие плану — порядок должен быть и в голове, и на столе, и в рабочем плане;
- доводить дело до его логического финала — для этого нужно следовать по графику, делать все по часам и тогда не придется задачу, запланированную на 3 часа дня выполнять в 6 вечера.
Личная ответственность и командная игра
Ответственность — инструмент для достижения целей. Он важен и необходим в процессе выполнения любых рабочих задач и обязанностей. Это касается и подчиненных, и руководителя. Личностная ответственность — составляющая характеристики надежного работника. Такой человек сделает все возможное, чтобы доказать свою причастность и пользу для компании, начальника, коллектива. Именно наличие ответственности является ключевым определяющим параметром успеха. Дисциплина, умение завершить начатое до конца, самоконтроль — такие собственные качества следует максимально мотивировать в подчиненных.
Несмотря на то, что каждый должен отвечать за свои действия лично, важно также уметь работать в команде. Иногда достичь целей бывает куда проще и быстрее общими усилиями. Командная игра — это эффективная организация рабочего времени, позволяющая значительно его сократить и облегчить жизнь каждого работника в отдельности.
Ярким примером командной работы служил Стив Джобс и компания «Pixar». Изначально офис бизнесмена был разбит на три отдела, в которых работали отдельно группы компьютерщиков, аниматоров и руководителей. Но Джобс решил разместить их всех в одном помещении, что сыграло ему лишь на руку. Специалисты начали общаться между собой, обсуждать дела и совместно решать задачи, а это значительно увеличило продуктивность производства.
Методы планирования рабочего времени
Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.
Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные. Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами). Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».
Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее. Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы. Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.
В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.
Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:
Методы тайм-менеджмента
Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:
- метод «Альпы»;
- метод «ABC»;
- метод Эйзенхауэра.
Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:
- Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
- На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
- Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
- На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
- Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.
В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.
Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода.
Закономерности метода ABC включают в себя следующие:
- наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
- важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
- наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.
Сущность и экономическое значение планирования рабочего времени персонала
В литературе под планированием рабочего времени понимается придание элементам производственного процесса временных характеристик [11, C. 144].
По распространенному в научно-экономической литературе взгляду, изучение затрат рабочего времени имеет большое значение, т.к. исходя из информации, получаемой в его результате решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием [18, C. 84].
Также авторы сходятся в том, что исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов [11, C. 144]. Изучаются технологические параметры оборудования, его соответствие эргономическим требованиям, условия труда, применяемая технология, организация и обслуживание рабочего места, а также профессионально-квалификационные, психофизиологические, социальные характеристики работников и другие факторы. Методы получения и обработки информации выбираются исходя из целей исследования. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации и ее последующим использованием.
Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы
Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.
Стрессовое состояние.
Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.
Состояние усталости.
Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.
Соцсети.
Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.
Сотовый телефон.
Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.
Режим многозадачности.
Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.
Чувство скуки.
Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.
Чувство голода.
Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.