Оттиск печати: на каких документах ставить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оттиск печати: на каких документах ставить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.

Когда использование факсимиле предусмотрено законом

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

Судебная практика относительно факсимиле

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.

Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.

Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.

Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.

Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.

Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.

Где ставить оттиск печати?

Для начала стоит разобраться с этим вопросом. Как правило, печать ставят, где имеется выражение «Место печати» (внизу листа) или рядом с инициалами и росписью должностного лица, заверяющего бумагу (по приложению No 11 к п.3.3.2 Приказа Росархива от 23.12.2009 No 76. Правильный оттиск немного ложится на наименование должности заявителя. Он может «захватывать» и другие элементы. Это допускается.

Внимание! Оттиск не должен задевать или «накладываться» на личную подпись!

Если платежный документ либо другая официальная бумага должна заверяться нотариусом, то оттиск печати должен быть четким, достаточно контрастным и, конечно, легко читаемым. Если бланк не заполнен печатью, то возможны серьёзные правонарушения.

Важно! Печать нельзя ставить на чистых листах или незаполненной бумаге!

Рекомендуется оформлять лист так, чтобы и подпись, и печать немного соприкасались. В таком случае, не будет сомнений в подлинности документации.

Когда организация имеет право ставить печать, а когда может отказаться

Согласно закону от 06.04.2015 No 82-ФЗ, ООО, АО в России не обязаны применять печать правоотношениях, если это не прописано в отдельных нормах права.

Внимание! Поэтому, если компания или вы отказались использовать печать, вы по закону имеете право не ставить ее ни на одном документе (даже по требованию ФНС).

Другой случай, когда компания согласна ставить оттиск печати. Тогда он ставится там, где обязательно надо. Его нужно поставить по ст. 9 Закона от 06.12.2011 No 402-ФЗ, если ООО самостоятельно:

1. применяет разработанную лично им форму (утвержденную руководством выше)
2. использует форму из унифицированного списка форм
3. воспользуется типовыми формами, установленными органами власти.

Нужна ли печать в договоре? При договоре купли-продажи или другого типа любых услуг печати может не быть, если это не предусмотрено законодательством (по п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Форма и размер печати

Нормативные акты не содержат сведений о форме, цвете и размере. Но известно одно – название организации и фактически адрес указываются полностью. Реквизиты можно написать на латинском языке. Самый обычный и распространенный размер оттиска – 38-42 мм. Для проставления штампа часто берут темно-синие или фиолетовые чернила.

Оттиск должен получится ярким, но не с жирным следом печати на документе. Если целостность штампа нарушена, следует заменить. Новый штамп нужен еще в том случае, если название фирмы или ее адрес поменялось. Из четыре видов оттиска можно выбрать понравившийся:

1. С окантовкой. Характеризуется разным видом оформления. Применяется орнамент между внешнем, внутренним слоем, без задевания надписи.
2. Для частных предпринимателей. С названием ИП и реквизитов.
3. Простой. Имя ООО или АО, адрес.
4. С микротекстом. Окантовка проходит в 2 слоя. Мелким шрифтом указывает реестровый номер.

«Никогда не ставьте печать на подпись»

Дизайнер 28 сентября 2020 года поделился с подписчиками своим открытием о том, что печать ни в коем случае нельзя ставить на подпись. Со ссылкой на разъяснения нотариуса, которого он характеризует как «хорошего и грамотного» он пишет, что «если печать хоть немного перекрывает подпись, то в случае экспертизы ни один криминалист не признает ни подпись, не печать, если одно стоит на другом. Подпись и печать должны быть полностью независимо различимы. Обязательно расскажите это своим юристам, адвокатам, менеджерам и молодым нотариусам. Никогда не ставьте печать на подпись, только раздельно».

Юристы пересылали этот пост друг другу с вопросами: «Что вы думаете по этому поводу?» «Действительно ли это так?». Мнения разделились.

Практика документооборота, знакомая всем, кто работает с документами, показывает, что в большинстве случаев действительно печать ставят на подпись. При этом она может как полностью перекрывать ее, так и захватывать частично. Этому способствуют обычаи делового оборота и буквы «М.П.», которые обычно ставятся прямо под строкой для подписи. А еще – убеждение некоторых специалистов в том, что этим способом можно защитить компанию от подделок: так злоумышленникам будет сложнее отсканировать (скопировать) подпись и печать по-отдельности и использовать их в своих целях.

Однако другие специалисты (руководители компаний, бухгалтеры, юристы и другие) уверены в обратном: печать нужно ставить только рядом с подписью. Они аргументируют это тем, что печать может использоваться, чтобы скрыть изъяны подписи, выполненной другим лицом. Их доводы можно дополнить и приведенным выше высказыванием Артемия Лебедева – о «непризнании» криминалистами таких подписи и печати.

Как использовать печати в организации

---

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Замена и приобретение печатей и штампов

---

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

На какие документы ставится печать? Все о печати и ее использовании

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р –3003 печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В ГОСТ Р –2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р –97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

• основную;
• структурного подразделения;
• специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

• посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
• они имеют круглую форму;
• название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Когда ИП обязан иметь печать

В целом ИП может обойтись без печати, но существует ряд ситуаций, в которых наличие печати обязательно.

Предпринимателю придется заказать печать, если:

1. У него есть (или будут) наемные сотрудники. Запись в трудовой книжке без оттиска работодателя будет признана недействительной.
2. Он оформляет путевые листы, приходные кассовые ордеры.
3. ИП имеет дело с бланками строгой отчетности (товарными чеками, накладными). Их подписание обязательно должно сопровождаться печатью. Поэтому предпринимателю, принимающему оплату от граждан, но не имеющему кассовую технику, обязательно придется обзавестись печатью.
4. Банк требует наличие печати для открытия расчетного счета. Подобное требование выдвигают не все банки, так как оно основано исключительно на их внутренних правилах. Но, например, работа с чековыми книжками всегда возможна только с печатью.
5. ИП планирует участвовать в госзаказах. Заявка не будет принята без печати.

В некоторых ситуациях индивидуальному предпринимателю не обязательно, но желательно иметь печать. Например, при оформлении договорных отношений с крупными компаниями.

Печать – дополнительный гарант. Некоторые «старшие» партнеры могут даже требовать наличие оттиска под договором, так как считают подпись недостаточной страховкой в исполнении соглашения. Однако такое требование никак не поддерживается законом, ведь договор, закрепленный подписями двух сторон, уже считается действительным.

Шаг 1: заводим журнал учета печатей и штампов

Это нужно, чтобы учесть все печати и штампы, применяемые на предприятии. Форма журнала законодательно четко не установлена, унифицированной формы для всех предприятий нет. Но даже и при отсутствии законодательного регулирования наполненности данного журнала в нем рекомендуется предусмотреть графы со следующей информацией:

• номером по порядку поступления печатей и штампов;
• датой поступления печатей и штампов в организацию впервые после изготовления;
• оттиска печати;
• дополнительно (но не обязательно) можно предусмотреть рядом графу для изображения макета печати (это может оказаться полезным в случае применения в печати или штампе мелкого шрифта, многословия, из-за чего становится затруднительно свободное чтение оттиска печати/штампа);
• должностью работника, на которого возложена ответственность за хранение конкретной печати или штампа;
• Ф.И.О. конкретного работника, на которого возложена ответственность за хранение печати или штампа (в подавляющем большинстве случаев он же и основной пользователь данной печати/штампа);
• датой выдачи печати/штампа на руки ответственному работнику;
• подписью работника в получении печати, штампа для использования и хранения;
• результатами ежегодной проверки наличия печатей и штампов с проставлением их оттисков и дат проверки;
• датой возврата печати/штампа;
• росписью работника в сдаче печати/штампа;
• росписью ответственного за ведение журнала лица в получении сданной печати/штампа;
• датой уничтожения печати/штампа как непригодных.

Дополнительно можно предусмотреть отдельную графу с указанием в ней реквизитов распорядительного акта об уничтожении печати/штампа.

Для исключения вероятности хаоса в ведении указанного журнала (с вырванными страницами, переписанными или замененными) рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, проставить заверительную надпись в конце на месте прошивки за подписью руководителя организации, скрепить ее печатью и таким образом сделать указанный журнал почти документом строгой отчетности.

Указанный журнал подлежит заполнению в соответствии с образцом 1.

Шаг 3: Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству

Если деятельность организации не регулируется ведомственными актами и никакой общей для всех предприятий определенной отрасли инструкции по делопроизводству не существует то в целях упорядочения применения печатей и штампов, для предприятия важно установить четкий порядок оформления документов в части заверения их печатями или проставления штампов.

В части порядка применения печатей и штампов инструкция по делопроизводству может содержать следующие положения:

• перечень всех печатей, используемых в организации (и основной, и вспомогательных);
• места хранения печатей и штампов;
• структурные подразделения и должности лиц, имеющих право пользования печатями с указанием этих печатей;
• перечни документов, заверяемых основной печатью организации (гербовой печатью);
• перечни документов, заверяемых вспомогательными печатями;
• порядок пользования печатями (каждой применяемой в организации);
• перечень лиц, которым дается право пользования основной (гербовой) печатью организации;
• порядок проставления печати/штампа на документе;
• порядок оформления виз на документе (в том числе со штампом визирования).

Похожие записи:

• Стоит ли ожидать индексацию военных пенсий в 2023 году
• Форма ПМ: инструкция по заполнению в 2023 году
• Новая льгота для путешественников с детьми — скидка на поезд