Пять полезных инструментов для цифровой трансформации бизнеса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пять полезных инструментов для цифровой трансформации бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.
Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?
Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:
- № единицы хранения в соответствии с описью;
- № описи дел;
- № фонда архива.
Информация вкладыша электронного носителя:
- Название предприятия;
- Название подразделения;
- Данные об ограничении доступа;
- Время записи файла на цифровой носитель;
- № описи.
Зачем нужно подключать ЭДО
Основной фактор — это преимущества электронного документооборота перед бумажным. Наиболее очевидные из них:
- Экономия средств.
- Ускорение процесса обмена документами.
- Обеспечение сохранности и безопасности документов.
- Оптимизация бизнес-процессов.
- Электронный архив.
Организация ЭДО в компании позволяет сэкономить на приобретении бумаги и копировальных расходников, а также услугах доставки. В крупных компаниях расходы на оформление бумажных документов и их доставку довольно значительные, поэтому минимизация расходов при переходе на ЭДО — весомый плюс.
Подключение электронного документооборота позволяет сэкономить не только деньги, но и время. Передача документов происходит практически моментально. Сотрудники, которые были привлечены к оформлению и организации передачи бумажных документов, смогут потратить освободившееся время на другие не менее важные задачи.
В системах ЭДО реализована возможность отслеживания статуса документа. Вы всегда будете знать, получил ли документацию контрагент. Кроме того, операторы ЭДО при передаче электронных документов сохраняют их копии на своих облачных серверах, поэтому можно не переживать, что они потеряются. Передача электронной документации осуществляется по зашифрованным каналам связи, что защищает документооборот от «утечки» данных.
Наличие возможных ошибок в электронном документе из-за человеческого фактора компенсируется системой проверки, которая позволяет в считаные минуты исправить все неточности.
Организация электронного архива позволяет не только освободить выделенное помещение от хранящейся бумаги, но и реализовать для сотрудников удобную систему поиска, с помощью которой можно получить очень быстро доступ к искомому документу.
Какие задачи решает электронный архив
Организация структурированного хранения
Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.
Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ
Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России. Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать. И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.
Повышение уровня защиты документов
Электронный архив работает не просто как база данных, а умная система с настраиваемым правом доступа к конкретным документам. Каждый сотрудник, подразделение или филиал организации получат доступ только к тем документам, которые открыты для работы настройками программы. Право редактирования документов также можно ограничить в зависимости от набора полномочий специалиста. Вдобавок к этому, благодаря автоматизированной системе учета на основе технологии штрихкодирования можно проследить за передвижением любого банковского документа.
Создание электронного архива документов
Закон устанавливает правила хранения информации в электронном архиве, принципы работы с ней. Частью нормативно-методической базы в этой сфере являются:
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
- «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», выпущенные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Зачем вообще нужен конструктор документов?
Конструктор документов — это программа, которая создана для бизнеса, чтобы упростить систему документооборота.
Особенно такие программы актуальны для малого бизнеса, когда документации много, а в ресурсах, в том числе и человеческих, компания ограничена. Также она пригодится для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, в которых нет штатного бухгалтера.
Можно выделить основные проблемы, которые решает конструктор документов:
- упрощает документооборот,
- ускоряет сроки выставления счетов, актов и прочих,
- снижает риски использования неактуальных документов,
- способствует уменьшению ошибок в документации,
- незаменим для малого бизнеса, когда в штате нет бухгалтера или юриста,
- снижает расходы на специалистов для составления и проверки документов,
- упорядочивает процесс хранения документов.
Сейчас на рынке существует достаточно предложений от разработчиков конструкторов документов на любой выбор. Для небольших предприятий это, как правило, уже готовые решения. Для крупных компаний необходимо изготовление под заказ и внедрение с учетом особенностей бизнеса.
Какие задачи решает электронный архив
Организация структурированного хранения
Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.
Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ
Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России. Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать. И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.
Особенности хранения документов в электронном архиве
0 0
Специалист по сканированию выполняет весь комплекс услуг по сканированию документации:
- Подготовительные работы. Перед сканированием сотрудники производят разброшюровку документации, маркируют ее, создают опись дел и наносят штрих коды.
- Сканирование. Непосредственно сам процесс перевода информации с бумажного носителя в электронную форму.
- Текстовое распознавание. Графика переводится в машинописный вид. Делается это для того, чтобы впоследствии можно было быстро найти необходимый документ, задавая значение или слово.
- Индексация информации. Обрабатывать информацию по заданному составу полей необходимо для удобства поиска документации по определенным параметрам.
- Создание электронных книг. Эта функция позволяет перевести отсканированные документы в привычный формат.
- Экспорт данных и постобработка. На данном этапе отсканированная документация заносится в корпоративную электронную систему.
К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.
Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.
В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.
Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации
Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).
Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.
5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.
3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.
В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
- Хранение файлов информационных объектов всех типов (txt, doc, rtf, pdf, tiff, jpg, bmp, xls, xml и любых иных форматов)
- Хранение информации о связях между документами в хранилище
- Использование технологий ограничения доступа к группам, документов, отдельным документам, а также к фрагментам документа
- Возможность использования модулей электронной подписи (ЭП) и шифрования документов
- Контроль наличия у документов ЭП ответственных должностных лиц банка. Для подписания и проверки достоверности ЭП могут применяться внешние специализированные решения (например, КриптоПро), через программный интерфейс интеграции
- Контроль полноты и достоверности документов в хранилище
- Управление правами пользователей, регистрацию их действийи системных событий
Для выполнения рекомендаций Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У Единая система электронного архива банка обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:
- помещение документов в электронном виде (ДЭВ) в консолидированный электронный архив;
- запись основных, резервных, прочих единиц хранения (ЕХ);
- учет носителей для ЕХ;
- помещение ЕХ на стационарное хранение;
- хранение ЕХ (принятие на хранение, проверки, восстановление);
- уничтожение ЕХ.
Техническое решение “Электронный архив документов дня для банков” обеспечивает решение следующих бизнес-задач:
- регистрация и ведение электронного архива документов дня;
- просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;
- автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам;
- подготовка к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;
- хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
- оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах;
- проверка неизменности записанных файлов на съемных носителях.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.
Далее более подробно рассмотрим предлагаемую схему работы с документами в электронном виде.
Регистрация и ведение электронного архива документов дня. В течение дня документы формируются в АБС. Информация по всем документам дня из Указания ЦБ, по которым проводили работы, выгружается из АБС в виде xml-файла.
Как на практике работать с электронным архивом?
На платформе Docsvision можно создать электронный архив различных данных компании: документов, файлов, скан-копий, медиафайлов. В 9-минутном ролике продемонстрированы основные функции для работы с данными в электронном архиве, а также показан пример загрузки иерархии папок с файлами из файловой системы в Docsvision.
Оцифровка документов и управление электронным архивом позволяет организации исключить возню с бумажными документами, где нет функции автоматического поиска, и улучшить совместную работу между отделами, с партнёрами и клиентами. В результате сотрудники переключаются с канцелярских задач на задачи, которые могут принести доход компании.
Как банки могут использовать ЭДО
В банковской сфере активно применяется юридически значимый электронный документооборот — обмен документами, имеющими полную юридическую силу. Юридически значимый ЭДО используется банками в следующих направлениях:
- между банком и его клиентами — для быстрого взаимодействия и решения клиентских вопросов;
- между клиентами банка и его контрагентами — взаимодействие происходит в рамках дополнительных услуг;
- между банком и поставщиками — применяется в целях организации снабжения, проведения закупок, работы с курьерской службой и тому подобного;
- между банком и его филиалами — обеспечивает быстрый внутренний документооборот.
Бизнес-модели данной группы формализуют бизнес-процессы банка, все, что в них циркулирует (документы, материальные потоки и т.д.) и все, что с ними связано (структурные звенья, показатели и т.д.).
Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности (подпроцессов), преобразующих входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
Формализация бизнес-процессов выполняется в двух видах:
- Вертикальное описание бизнес-процессов или просто выделение всех бизнес-процессов в виде иерархического списка (дерева).
- Горизонтальное описание бизнес-процессов или детальное описание бизнес-процессов, указание взаимосвязей (бизнес-логики) между бизнес-процессами (процедурами, функциями) из дерева процессов.
Основные элементы бизнес-моделей данной группы:
- Процесс / функция
- Событие
- Связь (стрелка)
- Операторы (условие, И, ИЛИ, исключающее ИЛИ)
- Потоки (входы-выходы)
- Ссылки (внешние, междиаграммные)
- Операционные ресурсы
Нужны ли электронные архивы в банках?
Электронные архивы в банковской сфере — пока малоиспользуемый класс бизнес-ПО для быстрого доступа к информации. В силу того, что они являются частным случаем решений для автоматизации документооборота, их значение для кредитно-финансовых учреждений вследствие требований регулятора не может быть недооценено. Тем не менее, финсектор почему-то не спешит.
Как показал опрос ведущих игроков рынка электронного документооборота в России, проведенный CNews, электронные архивы (в строгом понимании — средства для хранения юридически значимой информации) в банковских и финансовых учреждениях пока недостаточно распространены. Согласно указаниям ЦБ РФ, большую часть своих документов банки в любом случае обязаны хранить в бумажном виде, и довольно существенно на эту ситуацию повлияло указание 2346-У ЦБ РФ «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» от 25 ноября 2009 года. Тем не менее, до настоящего времени в полной мере воспользовались преимуществами этого указания лишь единичные компании.
Российские банки широко применяют справочно-информационные ресурсы и хранилища резервных копий, в то время как «полноценные» электронные архивы юридически значимых документов остаются только у ИТ-продвинутых учреждений. Они нужны для быстрого доступа к нормативными клиентским документам, и часто сначала представляют собой просто иерархию папок на общем сетевом ресурсе (файловом сервере), а до следующего этапа в развитии – занесения данных в СЭД и сопровождения процессами, предваряющими размещение данных в электронном архиве — дело у подавляющего числа компаний пока не доходит.
Эксперты указывают на то, что многие банки до сих пор используют устаревшие системы, предоставляющие лишь базовую функциональность (отображение списка образов изображений при вводе определенного номера договора, хранилища внутренних документов – клиентских досье, продуктовых досье, документов операционного дня и данных отдела кадров, ОРД, НСИ и т.п.) А компании, построившие современные решения, состоящие из всех основных компонент — т.е. самой системы электронного архива, системы сканирования и потокового ввода документов, системы хранения и резервирования, «коннекторов» ко всем другим системам-потребителям информации из электронного архива (АБС, скоринговая система, система РКО и др.) — занимали меньше 10% от всего количества потенциальных клиентов.
Вместе с тем, как оценивает Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY Россия, построенный современный электронный архив позволяет банку оперативно получить результат от внедрения, окупив систему за год-два или даже быстрее (что во многом зависит от поставленной задачи). Эксперты со стороны интеграторов считают наиболее актуальным создание такой системы в крупном банке с разветвленной филиальной сетью — ввиду потребностей и большего эффекта от внедрения.
По усредненной оценке, полученной на основании выполненных проектов в области внедрения электронных архивов в банковской сфере, начальная стоимость такого решения составляет 15-20 млн руб. (без стоимости лицензий на СЭД), однако она может возрасти до 30-150 млн руб. (включая ретроспективное сканирование бумажного архива и полную автоматизацию процессов обработки архивов документов), при этом конечная сумма определяется количеством типов документов, которые будут находиться в архиве, процессов их размещения, а также числом систем, в которых встречаются эти документы и с которыми необходимо интегрироваться.
Дополнительные возможности
Доработка под нужды заказчика. Чем больше в организации документов и процессов с ними связанных, тем больше возникает требований к дополнительным функциям электронного архива документов и интеграционным возможностям.
Мы можем подстроить систему под нужды заказчика и в этом видим одно из основных наших преимуществ. Это значительно отличает нас от конкурентов.
Внедрение. Важно не только создать электронный архив документов и научить им пользоваться, но и выстроить процесс работы с системой каждого сотрудника. Мы можем разработать технологию работы с системой, изложить её в виде технологических инструкции для каждого подразделения и провести внедрение.
Доверив внедрение нам вы получите гарантию, того, что все процессы будут выстроены оптимально и не будет структурных ошибок, устранить которые будет труднее по мере наполнения системы.
Сопровождение. Мы никогда не бросаем наших заказчиков, а продолжаем помогать и отвечать на вопросы. Мы всегда готовы оказать техническую поддержку.
Консалтинг. Если у вас возникают вопросы по созданию электронного архива, или у вас стоит нетривиальная задача, связанная с обработкой документов или вводом данных, просто наберите наш номер и мы поможем всем, чем сможем.
Россия. Ижевск
Directum — российская ИТ-компания. Мы разрабатываем программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказываем полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализируем бизнес-процессы, создаем, внедряем и сопровождаем ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей.
Основа компании Directum — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного профессионального роста, развиваем систему наставничества, организуем участие в профильных конференциях, семинарах, тренингах. Сотрудники имеют статусы сертифицированных специалистов в области управления проектами, технологий Microsoft и других стратегических партнеров.