Правила и образец заполнения 6-НДФЛ в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила и образец заполнения 6-НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».

По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение — если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.

Такие отпускные нужно включить в разд. 2 в периоде их выплаты, а в разд. 1 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде. Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, в разд. 2 их нужно включить за этот год, а в разд. 1 в I квартале следующего года.

В разд. 1 нужно отразить:

  • в поле 020 удержанный (в том числе с отпускных) налог, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
  • в поле 021 последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
  • в поле 022 общую сумму удержанного (в том числе с отпускных) налога, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

В разд. 2 нужно:

  • в поле 110 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
  • в поле 112 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
  • в поле 120 отразить общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде отпускных;
  • в поле 140 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
  • в поле 160 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.

При заполнении расчета за налоговый период сведения об отпускных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. Как правило, они приводятся в составе обобщенных данных в разд. 2 справки и в Приложении к ней.

Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ

Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.

Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.

В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:

  • в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
  • в поле 021 укажите срок перечисления налога;
  • в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.

При необходимости заполните другие поля разд. 1.

Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:

  • в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
  • в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
  • в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
  • в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
  • в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
  • в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
  • в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.
Читайте также:  Какие социальные выплаты будут проиндексированы в 2023 году

При необходимости заполните другие поля разд. 2.

Даты получения дохода и удержания НДФЛ

В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.

Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.

Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ.

Расчеты 6-НДФЛ обязаны подавать в налоговую юридические лица и индивидуальные предприниматели, являющиеся налоговыми агентами по НДФЛ и выплачивающие физическим лицам заработную плату, а также другие денежные вознаграждения (например, дивиденты). Компании обязаны предоставлять в Федеральную налоговую службу расчеты по форме 6-НДФЛ до конца крайнего дня календарного месяца, следующего за периодом, являющимся отчетным. Годовые расчеты по форме 6-НДФЛ должны быть направлены в налоговый орган не позднее первого марта.

Если в компании работают более десяти сотрудников, то расчеты 6-НДФЛ сдаются в налоговую исключительно в электронной форме. Используйте для этого специализированное решение СБИС Электронная отчетность. Соответственно, когда в организации численность штата насчитывает менее десяти сотрудников, можно сдавать расчеты 6-НДФЛ на бумаге. Со следующего года в справки 2-НДФЛ будут включены сведения из расчетов 6-НДФЛ.

Если компания не предоставит расчеты по форме 6-НДФЛ в налоговую в срок, ей грозят штрафные санкции в размере одной тысячи рублей за месяц просрочки (даже, если он неполный). Если компания, которая обязана сдавать расчеты 6-НДФЛ электронно, направит их в бумажном виде, то на нее наложат штраф в размере 200 руб./расчет. При несвоевременном предоставлении расчетов 6-НДФЛ компания также рискует столкнуться с блокировкой банковского счета.

Чтобы не просрочить дедлайны по сдаче любого вида отчетности, подключайтесь к СБИС Электронная отчетность. А также используйте СБИС Бухгалтерия и учет для ведения бухучета на своем предприятии.

Закажите в нашей компании услугу по заполнению отчетности! Наши специалисты подготовят, проверят и сдадут все необходимые отчеты точно в срок и без ошибок.

Хотите знать, как использовать СБИС для роста своего бизнеса? Обращайтесь к нашим специалистам!

Пример 2: Золотухин Игорь Иванович, находясь в отпуске с 01.06.2016 по 29.06.2016, принес больничный лист с 14.06.2016 по 20.06.2016 и написал заявление на продление отпуска на количество дней болезни.

Примечание: все расчеты — доначисление отпуска, начисление по больничному, продление отпуска происходят в одном месяце.

Описание действий:

1. Расчет отпускных производится двумя месяцами (27.05 — начисление и 05.06-доначисление).

2. Начисление по больничному производится 23.06.2016. Т.к. больничный начисляется в том же месяце, что и отпуск, а отпуск в свою очередь будет продлен в этом же месяце, то перерасчеты начислений и НДФЛ делать нет необходимости.

3. Продление отпуска на количество дней болезни осуществляется путем создания нового документа «Начисление отпуска», но без начислений.

4. Отражение в 6-НДФЛ.

Отпускные в 6-НДФЛ — пример заполнения

Расчет 6-НДФЛ состоит из двух разделов:

  • В разделе 1 указывают сведения по произведенным выплатам, суммируя их с начала года. Они включают в себя суммы по выплатам, вычетам, налогу.
  • В разделе 2 указывают данные по выплатам последнего квартала, т. е. речь идет именно о выплатах, а не о начислениях.

Рассмотрим, как показать отпускные в 6-НДФЛ — примеры и пояснения при заполнении отчета.

Пример 1

В ООО «Салют» 2 сотрудника 10.02.2020 уходят в отпуск. 05.02.2020 им были выплачены отпускные:

  • сотрудник 1 — 35 500 руб., в т. ч. НДФЛ 13% 4 615 руб.;
  • сотрудник 2 — 40 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 13% 5 200 руб.

Отпускные на счета сотрудникам и налог в бюджет были перечислены одновременно. Вычетов у работников нет.

Смотрите пример отражения отпускных в 6-НДФЛ по ссылке в начале статьи.

Пример 2

В ООО «Лес» сотрудник 27.03.2020 написал заявление, чтобы ему был предоставлен отпуск с 06.04.2020. Вычетов у сотрудника нет. Бухгалтер делает следующие операции:

  • 27.03.2020 — рассчитаны отпускные 21 500 руб. (НДФЛ 13% — 2 795 руб.);
  • 01.04.2020 — делается перевод сотруднику на счет.

В итоге сотрудник получил отпускные во 2-м квартале, следовательно, в отчет за 1-й квартал эти данные не войдут, их необходимо будет учесть в расчете за 6 месяцев.

Пример 3 — как в 6-НДФЛ отразить отпускные

Раздел 1:

Номер строки 6-НДФЛ

Сумма

020

21 500

030

040

2 795

060

1

070

2 795

Компания выдала отпускные двумя частями

Сотрудник уходил в отпуск с 1-го числа следующего месяца. Компания рассчитала отпускные из известных выплат и перечислила за три дня до начала отдыха. После этого пересчитала и доплатила отпускные.

Читайте также:  ЕДВ 3 группа инвалидности в 2023 с 1 февраля

Компания не может точно определить средний заработок, если работник идет отдыхать с 1-го числа месяца. Ведь в расчет отпускных компания берет выплаты за 12 месяцев, предшествующих отдыху. А отпускные обязана выдать за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Поэтому отпускные потребуется рассчитать дважды и доплатить уже в следующем месяце.

Доплата — это тоже отпускные. В такой ситуации срок для перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Также сроки оплаты налога будут отличаться, если компания задерживает отпускные. Например, часть выдает до отдыха, а остаток доплачивает в следующем месяце. НДФЛ потребуется удержать с каждой выплаты, а перечислить в последний день месяца, в котором работник получил деньги.

Средний заработок за один и тот же отдых компания покажет два раза в строках 100–140 раздела 2. А если отпускные она доплатила в следующем квартале, они попадут в расчет за девять месяцев.

На примере

Сотрудник ушел отдыхать с 1 июня.

Компания выдала отпускные 27 мая — 10 000 руб. НДФЛ — 1 300 руб. (10 000 руб. × 13%). 1 июня компания пересчитала отпускные и доплатила сотруднику 2000 руб. НДФЛ — 260 руб. (2000 руб. × 13%). Компания заполнила 6-НДФЛ, как в образце 36.

  • Переходящими отпускными признаются выплаты, срок перечисления НДФЛ по которым пришелся на следующий квартал. Такая ситуация возникает, когда последний день месяца выпадает на выходной или праздничный день.
  • Переходящие отпускные отражаются в Разделе 1 (кроме строки 070) того периода, в котором они были выплачены, и в Раздел 2 периода, в котором был перечислен налог в бюджет. Например, июньские отпускные войдут только в Раздел 1 отчета за полугодие. В раздел 2 они войдут уже в отчет за 9 месяцев.
  • В строке 070 Раздела 1 переходящие отпускные включаются в том периоде, в котором налог уплачен в бюджет. Если по июньским отпускным налог перечислен до конца месяца, его нужно включить в строку 070 Раздела 1 отчета за полугодие. Если НДФЛ перечислен 1 июля — его необходимо отразить в строке 070 Раздела 1 отчета за 9 месяцев.

Особенности для «карантинных» больничных

Коронавирусные листки нетрудоспособности отражают в отчетности по особым правилам:

Причина карантина

Принцип отражения в 6-НДФЛ

ЛН по карантину выдан для прибывших в РФ из стран с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой

Соцпособия в отношении данной категории работников начислял и выплачивал ФСС. Работодатели не производили расчетов. Следовательно, отражать суммы «карантинных» больничных в отчете не нужно.

БЛ выдан лицам, совместно проживающим с вернувшимися из-за границы (карантин)

Работник получил БЛ в связи с карантином по общим правилам и принес его в организацию

В таком случае соцпособие назначает работодатель. Включите сумму в отчет согласно правилам, рассмотренным выше.

Сотрудник предъявил к оплате БЛ по карантину ребенка-дошкольника, в возрасте до 7 лет

Когда выполняется пересчет доходов

В практике возможны случаи, когда после представления декларации в фискальные органы пересчитывают суммы и подают уточненку.

Это выполняется в двух ситуациях:

  1. Бухгалтер ошибся в налогообложении и подал неверные сведения. В таком случае незамедлительно после обнаружения ошибки исправить сведения и подать правильный расчет.
  2. Перерасчет вознаграждений обоснован законодательно. Это произойдет после отзыва сотрудника из отпуска, если работник уволился, отпуск перенесен по причине опоздания выплаченных вознаграждений. В таком случае суммы включают в отчет того периода, когда перерасчет выполнен. Эта норма определена в БС 4-11-9248.

Пример заполнения декларации за 1 квартал

Рассмотрим на примере как заполнить отчет, если отпуск в одном периоде, вознаграждение перечислено вовремя, а срок перевода налога в казну приходится на выходной день.

Читайте также:  Льготы для инвалидов 3 группы по ОСАГО

В организации трудится 8 человек. Заработная плата выплачивается дважды в месяц 27 – аванс в сумме 100 000 руб., остаток заработка перечисляется 15 числа следующего месяца. Одному сотруднику ежемесячно представляется вычет в сумме 4 000 руб.

Аналитика за январь:

  • 12.01 – выплачен заработок за декабрь в сумме 109 320;
  • 26.01 – перечислен аванс за январь;
  • 31.01 – начислен доход за январь, налог – 30 680.

Аналитика за февраль:

  • 15.02 – перечислен заработок за январь – 109 320;
  • 20.02 – начислены и выплачены отпускные 27 314, налог 3551;
  • 27.02 – выплачен аванс за февраль;
  • 28.02 – начислен заработок за февраль 216 342 руб., налог – 31 155.

Аналитика за март:

  • 15.03 перечислен заработок за февраль 88 738;
  • 20.03 – начислены и выданы отпускные 25 476 руб., НДФЛ 3 312;
  • 27.03 – перечислен аванс за март;
  • 31.03 – начислен заработок за март 227 143, НДФЛ – 32 320.

За 1 квартал начислен доход в сумме 736 275 рублей, Вычеты составили 12 000 рублей, налог – 94 155 рублей. Перечислено вознаграждений на сумму 653 305 рублей.

Заполнение 1 раздела отчета за 1 квартал следующий:

  • 20 – 736275;
  • 30 – 12000;
  • 40 – 94155;
  • 60 – 8;
  • 70 –95827.

Отражаем больничные в 6-НДФЛ

НДФЛ облагаются все виды больничных пособий. Исключение — пособие по беременности и родам, которое не нужно отражать в 6-НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Как и отпуска, больничные включаются в общие суммы дохода и налога раздела 1, а в разделе 2 отражаются отдельными строками, в зависимости от сроков уплаты НДФЛ.

Работник может принести больничный лист в одном периоде, а получить пособие уже в другом. В расчет 6-НДФЛ такой больничный включается по дате его выплаты работнику.

Например, работодатель получил больничный листок от работника 26 марта. Выплатили пособие работнику вместе с ближайшей зарплатой – 5 апреля. Тем же днем удержан налог, а срок уплаты в бюджет — последний день апреля. Очевидно, что отразить этот больничный следует в разделе 2 6-НДФЛ не за 1 квартал, а за полугодие.

Даты получения дохода и удержания НДФЛ

В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.

Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Отпускные в 6-НДФЛ в «1С:ЗУП 8» (редакция 3)

Дата фактического получения дохода в виде отпускных – день выплаты дохода. Дата удержания налога – день выплаты дохода. В программе дата фактического получения дохода первоначально указывается в документе Отпуск. Затем дата дополнительно уточняется автоматически при проведении документов на выплату в поле Даты выплаты.

Дата фактического получения дохода (дата для строки 100) в виде отпускных выплат – день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Дата удержания налога (дата для строки 110) – день фактической выплаты.

Срок перечисления налога (дата для строки 120) – не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Это поле введено специально из-за случаев, когда фактическая дата выплаты начислений отличается от ранее запланированной в документе, и чтобы пользователю в этом случае не приходилось возвращаться в документ начисления и уточнять в нем дату выплаты.

Поле Дата выплаты заполняется равной дате ведомости. Т. е. реальная дата фактического получения дохода (дата для строки 100) – это дата, указанная в поле Дата выплаты документа на выплату отпускных (рис. 8). Дата удержания налога (дата для строки 110) – это также дата, которая указана в поле Дата выплаты. Срок перечисления удержанного налога (дата для строки 120) – не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *