Книга доходов и расходов (КУДиР) ИП на УСН 2022 — 2023
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга доходов и расходов (КУДиР) ИП на УСН 2022 — 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку налогоплательщик на УСН Доходы учитывает только свои доходы, то в I разделе КУДИР он будет отражать лишь поступления на расчетный счет или в кассу. При этом в качестве дохода для определения налоговой базы учитывают не любые полученные денежные средства. Согласно ст. 346.15 НК РФ упрощенец учитывает в качестве доходов свою выручку и внереализационные доходы – сдачу имущества в аренду и прочие доходы из ст. 250 НК РФ. Перечень же доходов, которые нельзя учесть на УСН, приводится в статьях 224, 251, 284 НК РФ.
Заполнение КУДИР при УСН Доходы
Этот перечень длинный, большая часть доходов весьма специфические. Укажем наиболее характерные для повседневной деятельности большинства бизнесменов: нельзя считать доходом получаемые из ФСС деньги для возмещения затрат на детские пособия и больничные для сотрудников, возврат авансов или любых излишне уплаченных сумм, суммы полученных кредитов или возврат ссуды, которую выдала сама организация.
У ИП еще больше нюансов при налоговом учете доходов, полученных в рамках упрощенной системы. Предприниматель не учитывает в КУДИР по УСН свой доход в качестве зарплаты по найму, пополнение кассы собственного предприятия. Продажа имущества, не используемого в предпринимательской деятельности (например, машины или квартиры) при расчете налогооблагаемой базы в доход тоже не включается.
Как вести КУДИР при УСН 6%? Поступления доходов отражаются путем регистрации ПКО, платежного поручения или выписки банка. Если же нужно отразить в КУДИР возврат денег покупателю, то такую сумму нужно вписать в графу «доходы» со знаком минус.
Еще один нюанс заполнения КУДИР по УСН доходы – заполнение раздела IV. Поскольку на УСН Доходы налогоплательщик может уменьшить сумму налога на страховые взносы, то размер этих взносов должен быть отражен в IV разделе КУДИР. В книге указывается сведения о платежном документе, период уплаты взносов, категория взносов и их размер. Предприниматели в этом разделе указывают не только взносы за работников, но и на собственное пенсионное и медицинское страхование. По итогам каждого квартала, а также полугодия, 9 месяцев и календарного года подводятся итоги.
Что такое книга учета доходов и расходов
Предоставление налоговой отчетности в Российской Федерации носит декларативный характер. Если сильно упростить, это выглядит так: предприниматель показывает свои доходы, самостоятельно считает налогооблагаемую базу и вносит сведения в налоговую декларацию. Документ сдается в ФНС по окончанию каждого отчетного периода, после чего в бюджет уплачивается сумма налога. Сведения принимаются “как есть”, то есть на веру, но лишь до очередной проверки.
При упрощенке, которая наиболее популярна у большинства розничных продавцов, сведения в декларацию вносятся из другого документа — книги учета доходов и расходов (далее — Книга). Она ведется на протяжении всего года. Получается, что КУДиР — основной учетный документ, отражающий финансовую деятельность индивидуального предпринимателя или юридического лица.
Итак, КУДиР — то бухгалтерский документ, который должны вести все предприниматели на упрощенке для учета полученных доходов и фиксации расходов.
Общие требования к КУДиР
- Периодичность заведения для ОСНО, УСН и ЕСХН — раз в 12 месяцев, для патента — на весь период его действия.
- Данные вносятся в хронологическом порядке.
- Все введенные сведения подтверждаются первичной документацией. Это могут быть акты выполненных работ / предоставленных услуг, накладная, квитанция, платежное поручение и т. д.
- Заполнение КУДиР обязательно даже при отсутствии операций в течение года. При отсутствии деятельности формируется документ с нулевыми данными.
- Суммы прописываются в рублях без учета копеек.
- Внесение исправлений допускается, но при обязательной заверке руководителя. Обязательна печать, если она имеется.
Форма Книги учета доходов и расходов
Стандартизованная форма КУДИР содержит следующие разделы:
-
Титульный лист, на котором прописываются данные налогоплательщика;
-
Раздел 1 «Доходы и расходы». Этот раздел заполняется всеми организациями или индивидуальными предпринимателями;
-
Раздел 2 «Расчет расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов». Этот раздел не заполняется организациями или индивидуальными предпринимателями, которые находятся на упрощенной системе налогообложения с объектом налогообложения «Доходы»;
-
Раздел 3 «Расчет сумм убытка прошлых периодов, уменьшающих налоговую базу». Этот раздел не заполняется организациями или индивидуальными предпринимателями, которые находятся на упрощенной системе налогообложения с объектом налогообложения «Доходы»;
-
Раздел 4 «Расходы, уменьшающие сумму налога». Этот раздел не заполняется организациями или индивидуальными предпринимателями, которые находятся на упрощенной системе налогообложения с объектом налогообложения «Доходы»;
-
Раздел 5 «Расчет сумм торгового сбора, уменьшающего налог».
Рекомендации по заполнению КУДиР приведены в письме Минфина № 03-11-06/2/72657 от 06 декабря 2016 года. Вот краткая выдержка из регламента:
-
вести документ следует на русском языке, а если «первичка» составлена на иностранном языке, то ее понадобится перевести;
-
особенности заполнения зависят от того, какой объект налогообложения выбран «доходы» или «доходы минус расходы»;
-
книга ведется в единственном экземпляре, все данные указываются в рублях, без копеек;
-
записи фиксируются в хронологической последовательности, каждая хозяйственная операция регистрируется отдельной строкой, объединение нескольких операций в одну не допускается;
-
ежегодно заполняется новая книга на календарный год;
-
если у ИП несколько торговых объектов или деятельность предпринимателя осуществляется в нескольких регионах РФ, то вести следует одну книгу в целом по всей деятельности;
-
записи о необлагаемых операциях в КУДИР не вносятся.
Ведение учета: правила и ответственность
Внесение данных и ведение реестра должно отвечать таким правилам:
- Сведения заносятся последовательно, в течение года, нарастающим итогом.
- На каждый год потребуется заводить новый экземпляр Книги.
- В документе отражаются только фактическое получение и расход денежных средств. Если, например, ИП отгрузил продукцию покупателю, но деньги на счет еще не поступили, то такая операция пока не вносится в реестр.
- Нужно вносить суммы без округления — в рублях с копейками.
- Если предприятие зарегистрировано, но временно не ведет деятельность, то Книгу все равно требуется завести и по окончании периода внести туда нулевой показатель.
- Вести документ следует на русском языке. Если «первичка» составлена на иностранном языке, то ее понадобится перевести.
- Если в КУДиР допущена ошибка, то исправлять ее следует так: зачеркнуть надпись, рядом написать правильную, поставить дату внесения исправления, подпись и указать фамилию того, кто исправил запись. Зарисовывать корректором любые данные запрещено.
При отсутствии Книги или выявлении существенных нарушений в ней, которые в дальнейшем привели к неправомерному снижению размера налогов, на нарушителя могут наложить штраф в размере от 40 тысяч рублей. Максимальное наказание — 20% от суммы недополученного налога.
Если выявленные нарушения не привели к снижению налогооблагаемой базы, то на предприятие накладывается штраф до 30 тысяч рублей. Если Книга не предоставлена проверяющему в положенный срок, то штраф составит 200 рублей, для ООО дополнительно накладывается штраф на руководителя — максимум 500 рублей.
Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном формате
На большинстве официальных порталов с нормативными документами предлагается скачать файл в формате MS Excel для ведения регистра в электронном виде. При его загрузке открывается электронный документ в виде форматированного приложения к приказу № 135н.
В связи с тем, что порядок ведения книги в электронном и бумажном форматах одинаков, особых сложностей с ее оформлением на компьютере возникнуть не должно. В случае если ошибка, допущенная при регистрировании операции, была обнаружена до вывода книги на бумажный носитель, ее легко исправить. Если же ошибка была обнаружена, когда регистр был распечатан, исправление производится на основании п. 1.6 Порядка (заверяется подписью руководителя и печатью (при ее наличии) с проставлением даты внесения корректировки).
Регистр, который в течение года велся в электронном формате, должен быть распечатан по завершении налогового периода. Листы его нумеруются, сшиваются и скрепляются подписью руководителя — юридического лица или ИП и печатью (при ее наличии).
Отправка книги в ИФНС в электронном формате с цифровой подписью указанным Порядком не предусмотрена.
Утром деньги, вечером стулья, а завтра утром еще немного денег
Может случиться и так, что сперва вам поступит частичная предоплата, потом вы подпишете акт, и будет окончательный расчёт. Например, 5 июля ООО «Рога и копыта» перечисляют вам 200 белорусских рублей, 15 июля вы подписываете акт №3 на 450 рублей, а 25 июля вам приходят оставшиеся 250 рублей.
В этом случае поступление 200 рублей вы оформляете как в ситуации “Утром деньги, а вечером стулья”, а 250 рублей – как в ситуации “Утром стулья, а вечером деньги”. Номера и даты платежных поручений в каждом случае будут разные, а вот дата и номер акта – одинаковыми. При этом совершенно нормально, что сумма из акта – 450 рублей – в полном виде вообще нигде не фигурирует: важно отражать все в том объеме и в таком порядке, как деньги действительно поступали вам на счет.
Что делать, если год закончился, а операция не закрыта?
Может случиться, что на конец отчетного периода у вас на счете есть деньги, на которые пока нету актов, или наоборот – подписаны акты, по которым не поступили деньги.
Для этого есть столбцы “Неоплаченная стоимость отгруженных товаров” (в части II п.1.) и “Сумма предварительной оплаты” (в части II п.2.). Они расположены в конце года, после декабря, и оформлены так же, как столбцы 2-4: вписать нужно сумму в правильной валюте.
Например, в декабре вам уже пришло 5000 российских рублей, но еще непонятно, за что – акт вы подпишете только после праздников. Соответственно, следующей строкой (после предыдущей оплаты, которая уже закрыта актом) в “Сумму предварительной оплаты” (в части II п.2.) в столбец 30 (валюта) впишите “RUB”, а в столбец 31 (сумма) – 5000.
Книга учета доходов и расходов на УСН: заверять или нет
Согласно ст. 346. 24 Налогового кодекса учет доходов и расходов на УСН фирмы и предприниматели обязаны вести по специально утвержденной форме.
Соответствующая Книга и Порядок ее заполнения приведены в Приказе Минфина России от 31 декабря 2008 г. N 154н (далее по тексту — Книга и Порядок).Книга учета доходов и расходов может формироваться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (п. 1.4 Порядка). Если Книга ведется на бумаге, то, прежде чем заносить в нее данные, необходимо выполнить следующие действия: — заполнить титульный лист; — сшить страницы Книги и пронумеровать их; — заверить налоговый регистр подписью руководителя компании (индивидуального предпринимателя) и печатью организации (проставляются на последней странице в месте сшива); — заверить Книгу в налоговой инспекции по месту учета: на последней странице налогового регистра инспектор ИФНС должен проставить свою подпись, печать налогового органа и дату заверения.
Если учет доходов и расходов на УСН ведется в электронном виде, то перед началом формирования данных ничего заверять нет нужды. Однако по итогам каждого отчетного (налогового) периода «виртуальная» книга должна выводиться на печать. При этом бумажный вариант налогового регистра по данным за год опять же должен быть заверен как руководителем компании (индивидуальным предпринимателем), так и должностным лицом налогового органа.
Делается это в том же порядке, что предусмотрен и для заверения бумажной Книги учета доходов и расходов. Причем представить Книгу для заверения в ИФНС в данном случае следует не позднее срока, установленного для сдачи декларации по УСН за налоговый период, то есть не позднее 31 марта — для организаций, и 30 апреля — для индивидуальных предпринимателей. Такие правила установлены п. 1.5 Порядка.
Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном формате
На большинстве официальных порталов с нормативными документами предлагается скачать файл в формате MS Excel для ведения регистра в электронном виде. При его загрузке открывается электронный документ в виде форматированного приложения к приказу № 135н.
В связи с тем, что порядок ведения книги в электронном и бумажном форматах одинаков, особых сложностей с ее оформлением на компьютере возникнуть не должно. В случае если ошибка, допущенная при регистрировании операции, была обнаружена до вывода книги на бумажный носитель, ее легко исправить. Если же ошибка была обнаружена, когда регистр был распечатан, исправление производится на основании п. 1.6 Порядка (заверяется подписью руководителя и печатью (при ее наличии) с проставлением даты внесения корректировки).
Как проверить книгу доходов и расходов в 1С
Возможность проверить правильность ведения книги доходов и расходов есть в программе «1С: Бухгалтерия». Для этого предусмотрена специальная функция «Помощник заполнения книги». С ее помощью бухгалтер может запускать регламентные операции и анализировать полученные результаты.
При загрузке встроенного в программу специального сервиса можно просмотреть все принимаемые и непринимаемые расходы. Самой распространенной ошибкой является «неподтягивание» программой документов, подтверждающих оплату понесенных расходов. А в случае отсутствия оплаты расходы не могут быть приняты к учету (ст. 346.17 НК РФ). Исправить ошибку можно путем группового перепроведения всех документов за налоговый период.
Обо всех нюансах использования этой бухгалтерской программы упрощенцами читайте в статье «Использование ”1С Бухгалтерия“ при УСН».
Плательщики УСН с объектом «Доходы» платят налог со всей суммы выручки. Однако отдельные расходы все-таки принимаются во внимание при расчете налоговой базы. Они перечислены в пункте 3.1 статьи 246.21 НК РФ:
- страховые взносы, в том числе на травматизм;
- суммы пособия по болезни, которые работодатель выплачивает за счет собственных средств;
- взносы по договорам добровольного страхования на случай временной нетрудоспособности.
Для отражения таких сумм книга учета доходов и расходов ИП содержит раздел IV. Он заполняется предпринимателями на УСН с объектом «Доходы». Раздел включает таблицу из 10 граф, в которых последовательно отражаются такие данные:
- номер операции;
- реквизиты первичного документа (квитанции на оплату, платежного поручения);
- период (год), за который произведена выплата взносов или пособия;
- суммы пенсионных взносов;
- суммы социальных взносов по нетрудоспособности (материнству);
- суммы взносов на ОМС;
- суммы взносов на травматизм;
- суммы больничных, которые выплачены работодателем;
- суммы взносов по договорам добровольного страхования на случай нетрудоспособности;
- итог по каждой строке.
Итоги подводятся за квартал и в отдельной строке — суммарно с начала года.
Как вести и распечатывать готовую КУДиР
КУДиР можно вести на бумаге и в электронном виде, но главное — вносить данные в хронологическом порядке. Если вы планируете записывать все хозяйственные операции от руки — распечатайте готовый бланк в начале налогового периода. А если хотите вести учёт в электронном виде — обязательно распечатайте заполненную книгу в конце отчётного периода. Иначе она не будет считаться действительной.
Вне зависимости от формата ведения завершённую и проверенную КУДиР нужно сшить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и печатью, если таковая имеется. Ещё не забудьте указать общее количество страниц на последнем листе. Чтобы всё сделать правильно, посмотрите фотоинструкцию.
Порядок работы с КУДиР устанавливает Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н, но в нём и в других документах не сказано, как правильно распечатывать книгу и нумеровать её страницы. Поэтому обычно предприниматели обращаются к общепринятому порядку: применяют одностороннюю печать и начинают нумерацию с титульного листа, оставляя его без номера.
Важно распечатывать книгу со всеми разделами, даже с теми, которые на вашей системе налогообложения заполнять не нужно. Нумеровать также придётся все страницы, даже пустые.
Если вы решили устроить отпуск и не совершали никаких финансовых операций в течение года, распечатывать КУДиР всё равно нужно. Просто заполните титульный лист и вместо цифр в графах поставьте нули. Нулевая КУДиР тоже должна нумероваться, прошиваться и заверяться.
Чтобы не потерять ни одного документа и не искать ошибки перед сдачей отчётности, лучше вносить записи в КУДиР регулярно. Так удобнее. Но никто не запрещает вам вносить все операции задним числом в конце отчётного периода.
Бланк книги учёта доходов и расходов